Trạng thái & phiên bản báo giá

Xem trạng thái ở đâu

Huy hiệu trạng thái hiện ở đầu màn soạn (ngay dưới có thanh bước) và ở cột Trạng thái của Tất cả báo giá. Hàng lối lọc nhanh đầu danh sách đếm số báo giá theo từng trạng thái (chỉ hiện trạng thái đang có báo giá).

1. Nháp — đang soạn, khách chưa thấy.
2. Đã gửi — đã gửi khách, khách chưa mở link. Kế đó là Khách đã xem, Đang thương lượng.
3. Đã chốt — khách đã đồng ý. Kế đó là Đợi thanh toán, Hoàn thành.
4. Huỷ / Mất đơn — đã đóng.

Thanh bước ở màn chi tiết

Mở một báo giá, ngay dưới dòng mã báo giá có thanh bước: báo giá đang ở bước nào, đã qua những bước nào, còn những bước nào. Thanh chỉ để xem — bấm vào bước không đổi gì. Đổi trạng thái vẫn bằng các nút ở cột Chi phí dự tính.

1. Bước đã qua — chấm xanh có dấu ✓, dưới là ngày tới bước đó. Đưa chuột vào ngày để xem cả giờ. Bước Khách đã xem ghi thêm số lần xem; bước Đã chốt ghi “Khách bấm Đồng ý” hoặc “Nhân viên xác nhận thay khách”.
2. Bước bỏ qua — chấm viền đứt: báo giá đã đi tiếp mà không qua bước đó. Có ở ba bước: Khách đã xem khi khách chưa từng mở link (ví dụ khách đồng ý qua điện thoại), ghi “Khách chưa mở link”; Đang thương lượng khi chốt luôn không thương lượng, ghi “Không thương lượng”; Đợi thanh toán khi khách trả đủ lúc báo giá còn ở Đã chốt, ghi “Thu đủ khi còn ở Đã chốt”.
3. Bước đang ở — chấm xanh dương, chữ đậm.
4. Ở bước Đợi thanh toán: “Đã thu … / …” và vạch tiền. Ghi thêm lần thu ở khung Chốt & thanh toán thì dòng này đổi ngay, không cần tải lại trang.
5. Bước còn lại — chấm xám.
6. Việc tiếp theo — nhắc việc cần làm ở bước hiện tại, ví dụ “Gửi báo giá cho khách: bấm “Lưu & gửi khách”…”, “Chờ khách bấm Đồng ý…”, “Ghi các lần thu ở khung “Chốt & thanh toán”…”. Báo giá đã hoàn thành hoặc đã huỷ thì không có dòng này.

Thanh luôn có bảy bước chính: Nháp, Đã gửi, Khách đã xem, Đang thương lượng, Đã chốt, Đợi thanh toán, Hoàn thành. Hai bước phụ Chờ duyệt và Đã duyệt chỉ hiện khi bản này đã trình duyệt, hoặc khi bạn đang soạn nháp mà giảm giá vượt ngưỡng (thanh hiện ngay lúc gõ, dòng việc tiếp theo đổi thành “Báo giá vượt ngưỡng duyệt: bấm “Lưu & trình duyệt”…”). Xem Duyệt giảm giá.

1. Báo giá đã huỷ: các bước tới chỗ dừng vẫn xanh, sau đó là mốc đỏ Huỷ / Mất đơn kèm ngày và lý do đóng; các bước sau mờ đi. Khôi phục thì thanh tính lại theo trạng thái mới.

Thanh tính cho phiên bản đang mở. Bản v2 trở đi bắt đầu lại từ Nháp, kèm dòng nhỏ nhắc bản trước, ví dụ “v1: Khách đã xem · 26 Tháng 9, 2026 — bản đang mở là v2”. Lịch sử đầy đủ của mọi bản ở khối Nhật ký & phiên bản cuối màn soạn.

Trên điện thoại (màn ≤ 782px) thanh rút gọn: một dòng “Bước 6/7 · Đợi thanh toán” (báo giá huỷ ghi “Huỷ / Mất đơn · ngày”), dưới là dãy chấm và dòng việc tiếp theo. Ngày, ghi chú và số tiền đã thu của từng bước không hiện ở khổ này — xem ở khung Chốt & thanh toán hoặc mở trên máy tính.

Ý nghĩa từng trạng thái

“Khoá” nghĩa là chỉ còn sửa được Ghi chú nội bộ và ô Đóng dấu + chữ ký. Hết hiệu lực không phải trạng thái: đó là nhãn đỏ hiện khi đã qua ngày Hiệu lực đến ngày (ở danh sách ghi “Hết hạn”), và báo giá hết hạn thì không chốt được.

Ai chuyển, chuyển sang đâu

Trên màn soạn, nhóm Chuyển trạng thái ở cột Chi phí dự tính chỉ hiện các bước bạn được làm. Ở danh sách, dùng thao tác Đổi trạng thái. “Chủ báo giá” là người phụ trách, người tạo hoặc người lập phiên bản; “quản lý” là người có quyền sửa mọi báo giá.

Bước thường chỉ hỏi “Chuyển báo giá sang “…”?” (danh sách thì không hỏi lại, trừ bước sang Đã gửi). Đóng báo giá có hai hộp: Lý do đóng báo giá (chọn “Mất đơn — khách không mua”, “Huỷ nội bộ” hoặc “Lý do khác”) rồi Lý do (“Ghi lý do để tra cứu về sau”). Lý do đóng hiện dưới huy hiệu trạng thái ở danh sách; báo cáo đếm mất đơn theo lựa chọn “Mất đơn — khách không mua”.

Ép chuyển “Hoàn thành” khi chưa thu đủ

Báo giá chỉ sang Hoàn thành khi đã thu đủ. Trường hợp không thu đủ mà vẫn muốn kết thúc (ví dụ khách được miễn phần còn lại), quản trị viên ép chuyển:

1. Với báo giá Đợi thanh toán, chọn Hoàn thành ở nhóm Chuyển trạng thái của màn soạn, hoặc Đổi trạng thái ở danh sách.
2. Hộp Ép chuyển sang “Hoàn thành”? ghi "Chưa thu đủ: đã thu … / …." và câu "Chỉ quản trị viên ép chuyển được. Lý do và người bấm được ghi vào nhật ký báo giá."
3. Gõ ô Lý do ép chuyển (bắt buộc), ví dụ “khách được miễn phần còn lại” rồi bấm Ép chuyển. Để trống thì hộp báo "Vui lòng nhập nội dung."
4. Nhật ký có dòng Đổi trạng thái kèm lý do và dòng "Quản trị viên ép chuyển khi chưa thu đủ: đã thu … / …".

Hàng loạt ở danh sách: các báo giá chưa thu đủ được hỏi chung một lần Ép chuyển N báo giá chưa thu đủ sang “Hoàn thành”?. Người không phải quản trị viên chỉ nhận "Chưa thu đủ: đã thu … / …. Nhờ quản trị viên ép chuyển nếu cần." Báo giá đã ép chuyển mà sau đó có thêm thay đổi tiền (ghi, sửa, xoá lần thu, hoàn tiền) vẫn chưa đủ thì plugin tự đưa về Đợi thanh toán, như mọi báo giá Hoàn thành bị thiếu tiền.

Những lần plugin tự chuyển

• Đã gửi → Khách đã xem: lần đầu khách mở link. Nhân viên đang đăng nhập (có quyền vào menu Báo giá) tự mở link thì không tính.
• Đã chốt / Đợi thanh toán → Hoàn thành: ghi nhận thanh toán làm số đã thu đủ.
• Hoàn thành → Đợi thanh toán: sửa, xoá lần thu hoặc ghi hoàn tiền làm số đã thu bị thiếu.
• → Bản cũ (đã có bản mới): khi tạo phiên bản mới, bản trước đó (nếu chưa từng được khách đồng ý).

Mỗi lần tự chuyển đều có dòng Đổi trạng thái trong nhật ký. Xem Ghi nhận tiền khách chuyển.

Phiên bản

• Nháp sửa thẳng, không sinh phiên bản. Plugin nói: “Bản nháp sửa trực tiếp — không cần tạo phiên bản mới.”
• Báo giá đã gửi (Đã gửi, Khách đã xem, Đang thương lượng): bấm Lưu (tạo phiên bản mới) → bản mới là Nháp v kế tiếp, giữ nguyên mã, ngày hiệu lực đặt lại theo Cài đặt, lượt xem bắt đầu từ 0. Khách vẫn thấy bản đã gửi gần nhất cho tới khi bạn gửi bản mới.
• Báo giá đã chốt: bấm Tạo phiên bản mới. Bản khách đã đồng ý giữ nguyên trạng thái làm bằng chứng; khách phải đồng ý lại bản mới.
• Báo giá đang chờ duyệt / đã duyệt: phải thu hồi về Nháp trước. Báo giá đã huỷ: phải khôi phục trước.

Bảng Phiên bản trong khối Nhật ký & phiên bản cuối màn soạn kê mọi bản (trạng thái, tổng thanh toán, người lập, lúc lập); bản đang dùng gắn nhãn hiện hành. Ở danh sách, báo giá có nhiều bản hiện liên kết “n phiên bản” dẫn thẳng tới khối này. Cách làm: Sửa báo giá đã gửi.

Menu Đã chốt, Thanh toán, Hoàn thành

Ba mục này trong menu Báo giá lọc báo giá theo tiền đã thu, không đúng theo nhãn trạng thái:

1. Tiêu đề trang theo mục đang mở: “Đã chốt — chưa thanh toán”, “Thanh toán — khách đã trả một phần”, “Hoàn thành — đã thu đủ”.
2. Đã thu … / … — số đã thu trên số phải thu của báo giá.

Kiểm tra đã đúng chưa

1. Huy hiệu trên màn soạn và ở danh sách cùng một trạng thái.
2. Mỗi lần đổi trạng thái có một dòng Đổi trạng thái trong nhật ký, ghi “cũ → mới”.

Lỗi thường gặp

Bài liên quan: Chốt khi khách đồng ý qua điện thoại, Khách đồng ý & thanh toán online, Xem lãi lỗ từng đơn.