Sổ thu tiền
Sổ ghi mọi lần thu và hoàn tiền của các báo giá đã chốt. Lọc theo ngày tiền vào, xem tổng thu / tổng hoàn / thực nhận, rồi xuất CSV để đối soát với sao kê ngân hàng. Màn này chỉ xem và xuất — ghi nhận tiền làm trong khung Chốt & thanh toán của từng báo giá.
Mở Sổ thu tiền
Trong menu Báo giá, mục Sổ thu tiền nằm phía trên Tin đã gửi và Cài đặt. Đừng nhầm với mục Thanh toán ở gần đầu menu — đó là danh sách báo giá đang thu dở.
- Đã chốt — danh sách báo giá khách đã chốt nhưng chưa thu đồng nào.
- Thanh toán — danh sách báo giá đã thu một phần, còn thiếu.
- Hoàn thành — báo giá ở trạng thái Hoàn thành hoặc đã thu đủ.
- Sổ thu tiền — màn này: từng lần thu / hoàn tiền của mọi báo giá.
- Tin đã gửi — nhật ký thông báo, xem bài Tab Thông báo.
Ba mục 1–3 là bảng Tất cả báo giá đã lọc sẵn theo số tiền đã thu, ai vào được menu Báo giá cũng xem được. Sổ thu tiền thì mặc định chỉ tài khoản Quản trị viên và Quản lý báo giá thấy và mở được.
Bộ lọc, ô tổng và xuất CSV
- Bộ lọc — Từ ngày, Đến ngày (theo ngày tiền vào), Hình thức (Chuyển khoản / Tiền mặt / Khác), Loại (Đặt cọc / Thanh toán / Hoàn tiền) và ô tìm theo mã báo giá, mã giao dịch, tên / SĐT / địa chỉ / MST khách. Chọn xong bấm Lọc; Xoá lọc để xem lại tất cả.
- Số lần · Tổng thu · Tổng hoàn · Thực nhận — tính trên toàn bộ kết quả đang lọc, không chỉ trang đang xem. Thực nhận = Tổng thu − Tổng hoàn.
- Xuất CSV đối soát — tải toàn bộ kết quả đang lọc. File UTF-8 mở được bằng Excel; tiền vào và tiền hoàn tách hai cột; cuối file có dòng "TỔNG CỘNG" và "THỰC NHẬN (thu − hoàn)". Tên file dạng doi-soat-thanh-toan-20261005-143000.csv.
Cột của file CSV: Ngày tiền vào · Mã báo giá · Khách hàng · SĐT · Loại · Tiền vào · Tiền hoàn · Hình thức · Tài khoản nhận · Nội dung / mã giao dịch · Ghi chú · Người xác nhận · Ngày nhập.
Đặt Từ ngày 01/10, Đến ngày 31/10, Hình thức Chuyển khoản → Lọc → Xuất CSV đối soát. So cột "Nội dung / mã giao dịch" với sao kê: nội dung chuyển khoản theo mẫu ở tab Thanh toán & mã QR (mặc định là mã báo giá) nên dễ khớp từng dòng.
Bảng các lần thu
- Ngày tiền vào — ngày giờ tiền vào tài khoản, do người ghi nhận nhập. Bảng xếp mới nhất trước, 30 dòng mỗi trang.
- Báo giá — mã báo giá; bấm để mở màn soạn của báo giá đó (nơi sửa / xoá lần thu). Cột Khách hàng bên cạnh ghi tên, SĐT và MST nếu có.
- Loại — Đặt cọc, Thanh toán hoặc Hoàn tiền.
- Số tiền — tiền thực nhận. Dòng Hoàn tiền có dấu "−" phía trước.
- Nội dung / mã GD — nội dung chuyển khoản hoặc mã giao dịch trên sao kê. Hai cột trước đó là Hình thức và Tài khoản nhận.
- Người xác nhận — tài khoản đã ghi nhận lần thu này.
- Tổng kết quả lọc — số lần, thực nhận và "Thu … · Hoàn …" của toàn bộ kết quả lọc.
Ghi nhận tiền ở đâu
Mở báo giá (bấm mã ở cột Báo giá, hoặc từ danh sách Đã chốt / Thanh toán), cuộn tới khung Chốt & thanh toán. Trước khi khách đồng ý, khung chỉ có phần số tiền và ô Số tiền khách chuyển lần này để đặt trước; bảng các lần thu và nút ghi nhận chỉ có sau khi báo giá được khách đồng ý (hoặc nhân viên xác nhận thay).
- Bằng chứng chấp thuận — phiên bản, lúc nào, ai đồng ý, số tiền; liên kết Xem lại bản đã chốt và Tải PDF đóng băng.
- Phải thu · Đã thu · Còn thiếu · Trạng thái — trạng thái tiền: "Chưa thanh toán", "Đã cọc — còn thiếu …", "Đã đủ" hoặc "Trả thừa …".
- Số tiền khách chuyển lần này — đặt số tiền theo % tổng phải thu hoặc theo số tiền; trang gửi khách hiện thông tin chuyển khoản + mã QR đúng số này. Ghi nhận xong một lần thu thì số này tự bỏ.
- Bảng các lần thu — mỗi lần thu / hoàn có nút Sửa và Xoá. Xoá bắt buộc nhập lý do; nhật ký giữ lại dòng đã xoá.
- + Ghi nhận thanh toán — mở hộp thoại nhập Loại, Số tiền thực nhận, Ngày tiền vào, Hình thức, Tài khoản nhận, Nội dung / mã giao dịch, Ghi chú. Lần đầu điền sẵn "Đặt cọc" và tiền cọc theo tỉ lệ ở Cài đặt.
Từng bước ghi nhận: Ghi nhận tiền khách chuyển. Người ghi được tiền: mặc định Quản trị viên, Quản lý báo giá, và nhân viên phụ trách chính của báo giá đó.
Tiền vào thì trạng thái báo giá đổi thế nào
| Khi | Báo giá chuyển sang |
|---|---|
| Khách đồng ý (hoặc nhân viên xác nhận thay) | Đã chốt. Nhân viên có thể tự chuyển sang Đợi thanh toán. |
| Ghi nhận đủ số phải thu (kể cả trả thừa) | Hệ thống tự chuyển Đã chốt / Đợi thanh toán → Hoàn thành. Màn soạn tự tải lại. |
| Sửa, xoá hoặc hoàn tiền làm tổng đã thu thiếu | Hệ thống tự chuyển Hoàn thành → Đợi thanh toán. |
| Đã thu một phần | Trạng thái giữ nguyên; báo giá nằm trong danh sách Thanh toán của menu. |
Plugin báo "Báo giá chưa được khách đồng ý — chỉ ghi nhận thanh toán cho báo giá đã chốt." Khách đồng ý qua điện thoại thì chốt thay trước: xem Chốt khi khách đồng ý qua điện thoại.
Kiểm tra đã đúng chưa
- Ghi nhận một lần thu ở màn soạn, rồi mở Sổ thu tiền: dòng mới nằm đầu bảng, ô Tổng thu tăng đúng số đó.
- Lọc đúng tháng, so Thực nhận với tổng tiền vào trên sao kê.
- Xuất CSV, mở bằng Excel: chữ tiếng Việt hiện đúng, cuối file có hai dòng tổng.
Lỗi thường gặp
| Hiện tượng | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy mục Sổ thu tiền trong menu | Tài khoản không có quyền quản lý thanh toán (mặc định chỉ Quản trị viên, Quản lý báo giá). |
| "Không có lần thanh toán nào khớp bộ lọc." | Khoảng ngày lọc không có tiền vào, hoặc ô tìm gõ sai. Bấm Xoá lọc. |
| Muốn sửa một dòng ghi sai | Bấm mã báo giá để mở màn soạn, sửa hoặc xoá ở khung Chốt & thanh toán. |
| Xoá báo "Xoá dòng này làm tổng đã thu bị âm…" | Báo giá có dòng hoàn tiền lớn hơn phần còn lại. Xoá dòng hoàn tiền trước. |
| Ghi nhận báo "Ngày tiền vào không được sau hôm nay." | Không ghi trước được tiền chưa vào. Chọn ngày hôm nay hoặc trước đó. |
| Ghi nhận hoàn tiền báo "Số tiền hoàn lớn hơn số đã thu (…)" | Số hoàn vượt tổng đã thu của báo giá đó. Kiểm lại số tiền. |
Tài khoản ngân hàng và mã QR khai ở tab Thanh toán & mã QR.