Báo giá đã gửi khách rồi, muốn sửa thì làm thế nào?
Cứ sửa trên màn soạn rồi bấm Lưu (tạo phiên bản mới): plugin tạo bản Nháp mới (v2, v3…) và giữ bản cũ để tra cứu. Khách vẫn thấy bản đã gửi gần nhất cho tới khi bạn gửi lại. Báo giá khách đã chốt thì bấm Tạo phiên bản mới — khách phải đồng ý lại.
Các bước — báo giá Đã gửi, Khách đã xem, Đang thương lượng
Mở báo giá ở Báo giá → Tất cả báo giá.
- Mã báo giá, nhãn v1 và trạng thái Đã gửi — đây là bản khách đang có.
- Dải Đã gửi khách — báo trước: “Sửa rồi lưu sẽ tạo phiên bản mới (v2); bản đang gửi được giữ lại để tra cứu.”
Sửa như bình thường: đổi thiết bị, số lượng, đơn giá, thông tin khách, ngày hiệu lực… Sau đó nhìn xuống cột Chi phí dự tính.
- Lưu (tạo phiên bản mới) — hiện hộp Tạo phiên bản mới để lưu? (“Báo giá đã gửi khách — lưu thay đổi sẽ tạo phiên bản mới (v2).”). Bấm Tạo phiên bản mới.
Lưu xong:
- Báo giá thành Nháp v2, giữ nguyên mã. Bản v1 chuyển sang Bản cũ (đã có bản mới).
- Ngày hiệu lực của v2 đặt lại theo Hiệu lực mặc định (ngày) ở Cài đặt → Chung, tính từ hôm tạo.
- Lượt xem tính riêng từng bản: v2 bắt đầu từ 0.
- Khách mở link lúc này vẫn thấy bản v1, kèm câu “Báo giá đang được cập nhật — bạn đang xem bản đã gửi v1. Chúng tôi sẽ gửi bản mới ngay khi hoàn tất.”
Sửa xong, bấm Lưu & gửi khách (hoặc Đánh dấu đã gửi nếu bạn tự gửi file) như lần đầu — xem Gửi báo giá cho khách. Lúc đó link khách đang giữ mới hiện bản v2.
Sau khi bấm Tạo phiên bản mới, khách vẫn xem bản cũ. Quên bấm gửi lại thì khách không bao giờ thấy phần bạn đã sửa. Trong lúc bản mới còn là Nháp, nút Sao chép link chia sẻ cũng tạm ẩn.
Các bước — báo giá khách đã chốt
Báo giá ở trạng thái Đã chốt, Đợi thanh toán hoặc Hoàn thành bị khoá số liệu.
- Khách đã chấp thuận — số liệu bị khoá — plugin nói: “Chỉ sửa được ghi chú nội bộ. Muốn đổi nội dung: bấm “Tạo phiên bản mới” — bản đã chốt được giữ nguyên làm bằng chứng và khách phải đồng ý lại bản mới.”
- Lưu ghi chú nội bộ — lưu ô Ghi chú nội bộ, không tạo phiên bản mới.
- Đợi thanh toán — bước trạng thái kế tiếp, không liên quan tới sửa nội dung.
- Huỷ / Mất đơn — đóng báo giá (bắt buộc ghi lý do với báo giá đã chốt).
- Tạo phiên bản mới — hộp Tạo phiên bản mới? nhắc lại “Khách đã đồng ý bản v1 ngày … với tổng … Sửa sẽ tạo phiên bản mới và khách phải đồng ý lại.” Bấm Đồng ý → thông báo “Đã tạo phiên bản mới”, màn soạn nạp lại thành bản Nháp mới để bạn sửa.
Bản khách đã đồng ý giữ nguyên trạng thái, làm bằng chứng. Sửa xong bản mới thì gửi lại cho khách và chờ khách đồng ý lần nữa (hoặc xác nhận thay khách).
Ghi chú nội bộ (khách không thấy) và ô Đóng dấu + chữ ký dưới tên công ty. Bấm ô đóng dấu là lưu ngay, kể cả báo giá đã chốt; khách không phải đồng ý lại. File PDF đóng băng lúc khách chốt thì giữ nguyên như cũ.
Kiểm tra lại
- Đầu màn soạn hiện nhãn v2.
- Khối Nhật ký & phiên bản cuối trang có thêm dòng v2 gắn huy hiệu hiện hành, và dòng nhật ký Tạo phiên bản mới.
- Mở link khách trong cửa sổ ẩn danh: trước khi gửi lại thấy câu “Báo giá đang được cập nhật…”, gửi lại rồi thì thấy bản mới.
Hay vướng
| Hiện tượng | Cách xử lý |
|---|---|
| “Báo giá đang trong quy trình duyệt — thu hồi yêu cầu trước khi sửa.” | Báo giá đang Chờ duyệt hoặc Đã duyệt. Bấm Thu hồi yêu cầu / Thu hồi về nháp để trả về Nháp rồi sửa. Xem Duyệt giảm giá. |
| “Báo giá đã huỷ — khôi phục trước khi tạo phiên bản mới.” | Người có quyền sửa mọi báo giá bấm Khôi phục về nháp (hoặc Đã chốt nếu bản đó từng được khách đồng ý) ở nhóm Chuyển trạng thái. |
| “Báo giá đã hết hiệu lực từ … — gia hạn hoặc tạo phiên bản mới trước khi chốt.” | Báo giá đã gửi muốn đổi ngày hiệu lực thì phải lưu thành phiên bản mới (bản mới tự đặt lại hạn) rồi gửi lại. |
| Muốn mở xem lại nội dung bản v1 | Bảng Phiên bản chỉ để xem tóm tắt (trạng thái, tổng tiền, người lập, lúc lập), không mở được bản cũ. Với bản khách đã đồng ý, khung Chốt & thanh toán có Xem lại bản đã chốt và Tải PDF đóng băng. |
Xem đầy đủ: Trạng thái & phiên bản.