Khách đồng ý qua điện thoại, Zalo thì chốt báo giá thế nào?
Mở báo giá, bấm Đã chốt — xác nhận thay khách ở nhóm Chuyển trạng thái, ghi nguồn xác nhận rồi bấm Đồng ý. Báo giá thành Đã chốt, số liệu bị khoá và có bằng chứng ghi lại ai bấm, lúc nào, khách đồng ý qua đâu.
Trước khi làm
Nút chỉ hiện khi báo giá đủ ba điều kiện:
- Đang ở Đã gửi, Khách đã xem hoặc Đang thương lượng. Báo giá còn là Nháp thì gửi trước — đã tự gửi file cho khách thì bấm Đánh dấu đã gửi (xem Gửi báo giá cho khách).
- Còn hiệu lực (chưa qua ngày Hiệu lực đến ngày).
- Phiên bản này chưa được khách đồng ý lần nào.
Các bước
- Đã chốt — xác nhận thay khách — mở hộp Xác nhận thay khách với ô Nguồn xác nhận (bắt buộc). Plugin hướng dẫn: “Khách đồng ý qua điện thoại / Zalo thì ghi rõ, ví dụ “khách đồng ý qua Zalo lúc 14h”. Hệ thống ghi lại người bấm và thời điểm.” Ghi xong bấm Đồng ý.
- Huỷ / Mất đơn — dùng khi khách báo không mua. Plugin hỏi lý do đóng: “Mất đơn — khách không mua”, “Huỷ nội bộ” hoặc “Lý do khác”.
Sau khi chốt
Khung Chốt & thanh toán hiện ra ở gần cuối màn soạn.
- Bằng chứng chấp thuận — phiên bản được chốt, lúc chốt, tên và số điện thoại khách trên báo giá, tổng tiền. Dòng dưới ghi “Nhân viên xác nhận thay khách (tên người bấm) — nguồn bạn đã ghi”.
- Xem lại bản đã chốt mở đúng nội dung khách đã đồng ý trong thẻ mới. Tải PDF đóng băng tải file PDF dựng đúng lúc chốt; trong lúc file đang dựng thì chỗ này ghi “PDF đóng băng đang được tạo…”. Mã SHA-256 bên cạnh là dấu kiểm tra của file đó.
Cùng lúc đó:
- Số liệu báo giá bị khoá — chỉ còn sửa được Ghi chú nội bộ và ô Đóng dấu + chữ ký.
- Báo giá được tính vào doanh số của người phụ trách.
- Phần Thanh toán trong khung mở ra để ghi nhận tiền khách chuyển — xem Ghi nhận tiền khách chuyển.
- Khối Chứng từ giao hàng cạnh thanh Xuất file có nút Phiếu xuất kho (và Phiếu lắp đặt với báo giá loại Lắp đặt) — xem Xuất file & link chia sẻ.
PDF đóng băng không đổi theo những gì làm sau đó
Bật đóng dấu + chữ ký sau khi chốt, hay tạo phiên bản mới, đều không đụng tới file PDF đóng băng và bản khách đã đồng ý — bản đó được giữ nguyên làm bằng chứng.
Đã chốt thì không lùi về Đã gửi được
Từ Đã chốt chỉ đi tiếp sang Đợi thanh toán, Hoàn thành, hoặc Huỷ / Mất đơn (người có quyền sửa mọi báo giá, bắt buộc ghi lý do). Chốt nhầm nội dung thì bấm Tạo phiên bản mới — xem Sửa báo giá đã gửi.
Cách khác
- Ở Tất cả báo giá: di chuột vào mã báo giá → Đổi trạng thái → chọn Đã chốt. Hộp Xác nhận thay khách hiện ra như trên. Đổi trạng thái hàng loạt không có lựa chọn Đã chốt — mỗi báo giá phải có nguồn xác nhận riêng.
- Khách tự bấm đồng ý trên link báo giá thì không cần làm gì — xem Khách đồng ý & thanh toán online.
Kiểm tra lại
- Đầu màn soạn hiện huy hiệu Đã chốt và dải Khách đã chấp thuận — số liệu bị khoá.
- Nhật ký có dòng Đổi trạng thái kèm chữ “Nhân viên xác nhận thay khách”.
- Báo giá nằm trong Báo giá → Đã chốt (danh sách báo giá đã chốt mà chưa thu đồng nào).
Hay vướng
| Hiện tượng | Cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy nút Đã chốt — xác nhận thay khách | Báo giá còn là Nháp, đang chờ duyệt, đã chốt rồi, hoặc bạn không phụ trách báo giá này. Gửi báo giá trước, hoặc nhờ người phụ trách / quản lý bấm. |
| “Báo giá đã hết hiệu lực từ … — gia hạn hoặc tạo phiên bản mới trước khi chốt.” | Báo giá quá hạn không chốt được. Bấm Lưu (tạo phiên bản mới) — bản mới tự đặt lại hạn — rồi gửi lại và chốt. |
| “Xác nhận thay khách phải ghi nguồn — ví dụ “khách đồng ý qua Zalo lúc 14h”.” | Ô Nguồn xác nhận đang trống. Ghi rõ khách đồng ý qua đâu, lúc nào. |
| “Phiên bản này đã được chấp thuận rồi hoặc báo giá không còn chia sẻ được.” | Khách đã tự bấm đồng ý trước bạn, hoặc báo giá đã bị huỷ. Tải lại trang để xem trạng thái mới. |
Xem đầy đủ: Trạng thái & phiên bản.