Khách trả hàng
Khách mang hàng đã mua quay lại trả thì làm phiếu trả hàng từ chính đơn đã bán. Phiếu trả đưa hàng về kho, hoàn tiền cho khách bằng phiếu chi hoặc trừ vào công nợ, và ghi lại trên đơn gốc món nào đã trả bao nhiêu.
Khi nào làm phiếu trả
Phiếu trả chỉ làm được cho đơn ở trạng thái Hoàn thành. Đơn chưa hoàn thành (Xác nhận, Đang giao, Đã giao) mà khách không lấy nữa thì sửa đơn hoặc huỷ đơn, xem Đơn hàng. Một đơn làm được nhiều phiếu trả, tới khi mọi món đã trả hết.
Mở form trả hàng
Tìm đơn trong Đơn hàng (gõ mã đơn hoặc số điện thoại khách), mở chi tiết đơn rồi bấm Trả hàng. Ở danh sách đơn, biểu tượng mũi tên quay lại ở cuối dòng cũng mở đúng form này.
- Bấm Trả hàng. Form Nhập trả từ » PX... mở ra với mọi dòng còn trả được của đơn.
Chọn hàng khách trả
Form hiện sẵn mọi dòng, số lượng trả mặc định bằng số còn trả được. Khách chỉ trả một phần thì xoá bớt dòng hoặc sửa số lượng.
- Hàng có serial: tích đúng serial khách mang trả. Danh sách chỉ có serial đã bán trong đơn này và chưa trả. Số lượng trả tự bằng số serial đã tích.
- Cột SL bán là số lượng còn trả được của dòng (đã trừ các lần trả trước).
- Ô SL nhập trả: số khách trả lần này. Không được lớn hơn SL bán. Món không trả thì nhập 0 hoặc bấm thùng rác ở cuối dòng.
- Đơn giá là tiền hoàn cho một đơn vị, đã gồm phần chiết khấu đơn và VAT của chính dòng đó. Ví dụ tivi bán 5,000,000, VAT 10%, nên đơn giá trả là 5,500,000.
- Dòng giải thích dưới bảng: phí ship của đơn gốc không được chia vào đơn giá trả.
Cột VAT trong form chỉ để xem, lấy theo dòng bán. Phiếu trả không cộng thêm VAT lần nữa. Bảng rộng nên ở màn hình nhỏ phải kéo ngang để thấy cột Thành tiền và thùng rác.
Hoàn tiền hay trừ công nợ
- Hình thức hoàn tiền, mặc định theo hình thức của đơn gốc.
- Chiết khấu của phiếu trả, kiểu đ hoặc %, trừ vào số phải hoàn, ví dụ khi cửa hàng thu phí đổi trả.
- Phí ship của phiếu trả, cộng vào số phải hoàn.
- Ô Thanh toán là số tiền đưa lại cho khách ngay, mặc định bằng Tổng cộng. Lớn hơn 0 thì phần mềm tạo phiếu chi "Chi trả hàng khách". Không được lớn hơn Tổng cộng.
- Dòng Còn nợ là phần chưa hoàn. Số này được trừ vào công nợ của khách. Để Thanh toán bằng 0 nếu muốn cấn trừ toàn bộ vào nợ của khách.
- Bấm Lưu. Phần mềm quay về trang chi tiết đơn, báo "Đã lưu thành công phiếu trả hàng TH...".
- Hoặc Lưu & In để lưu rồi in "Phiếu nhập trả hàng".
Ô Ghi chú (tối đa 255 ký tự) được chép sang phiếu chi hoàn tiền; ghi lý do trả ở đây thì cuối tháng soát sổ quỹ dễ hơn. Đơn đã có hoá đơn điện tử thì form có thêm dòng cảnh báo vàng: trả hàng xong phải làm điều chỉnh hoá đơn trên trang của nhà cung cấp hoá đơn.
Sau khi lưu, phần mềm làm gì
- Tạo phiếu trả mã TH, hàng trả về lại kho của đơn; lô và serial về đúng kho.
- Đơn gốc ghi "Đã trả N" dưới tên món, thêm khối Phiếu trả hàng, tab thanh toán có thêm Giá trị trả và Đã hoàn khách.
- Báo cáo lợi nhuận trừ giá trị hàng trả (không gồm VAT) cùng tiền vốn tính theo giá vốn lúc bán.
- Khách có dùng hoặc được tích điểm ở đơn này thì điểm được hoàn và thu lại theo tỉ lệ hàng trả, xem Tích điểm khách hàng.
- Chữ đỏ Đã trả 2 dưới tên món.
- Khối Phiếu trả hàng liệt kê mọi phiếu trả của đơn, bấm mã phiếu để mở, biểu tượng máy in để in lại.
Muốn sửa lại đơn gốc, xoá phiếu trả trước (mục bên dưới). Xoá phiếu trả xong, đơn sửa và xoá được như cũ.
Danh sách phiếu trả
Bấm Trả hàng ở menu trái để xem mọi phiếu trả. Mặc định hiện phiếu của tuần này.
- Menu Trả hàng.
- Ô tìm theo mã phiếu trả, mã đơn, ghi chú, tên hoặc số điện thoại khách.
- Ô -Phiếu trả- chọn Phiếu trả đã xóa để xem phiếu đã xoá.
- Excel tải các phiếu đang lọc.
- Dấu cộng đầu dòng mở bảng hàng của phiếu.
- Chân bảng: số phiếu, tổng giá trị trả và tổng tiền đã hoàn cho khách.
Cuối mỗi dòng có biểu tượng in và xoá, ghim ở mép phải bảng nên luôn thấy. Bấm mã phiếu để mở chi tiết, bấm mã đơn để mở đơn gốc.
Xem, in và xoá một phiếu trả
- Xóa phiếu trả. Phần mềm hỏi "Xoá phiếu trả TH...? Hàng trả bị trừ lại khỏi kho, phiếu chi hoàn tiền bị huỷ."
- In phiếu trả in lại phiếu nhập trả hàng.
- Dòng Thanh toán ghi tiền đã hoàn cho khách bằng phiếu chi.
- Dòng Trừ công nợ ghi phần đã cấn trừ vào nợ của khách.
Xoá phiếu trả đưa mọi thứ về như trước khi trả: hàng bị trừ khỏi kho (serial về trạng thái đã bán), phiếu chi hoàn tiền bị huỷ, số còn nợ của đơn và công nợ của khách quay về số cũ. Phiếu đã xoá vẫn xem được ở mục Phiếu trả đã xóa. Hàng trả đã được bán tiếp, kho không còn đủ, thì phần mềm không cho xoá phiếu.
Kiểm tra lại
- Mở đơn gốc: dòng hàng có chữ "Đã trả", khối Phiếu trả hàng có phiếu vừa làm.
- Mở thẻ kho của món vừa trả: có dòng nhập lại đúng số lượng.
- Có hoàn tiền: Thu chi → Phiếu chi có phiếu "Chi trả hàng khách" đúng số tiền. Trừ công nợ: công nợ khách giảm đúng số ở dòng Trừ công nợ.
Hay vướng
| Thông báo, hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| Không thấy nút Trả hàng | Đơn chưa Hoàn thành, hoặc tài khoản không có quyền trả hàng. Đơn đang giao thì sửa hoặc huỷ đơn. |
| "Chỉ trả hàng cho đơn đã Hoàn thành." | Như trên. |
| "Nhập số lượng trả cho ít nhất một sản phẩm." | Mọi dòng đang để SL nhập trả bằng 0. |
| "Bia Hà Nội chỉ còn 2 có thể trả." | Số trả lớn hơn số còn trả được, có thể do đã làm phiếu trả trước đó. |
| "...: chọn đúng serial đã bán trong đơn cho số lượng trả." | Dòng hàng serial chưa tích serial nào, hoặc serial đó đã được trả rồi. |
| "Tiền hoàn không được lớn hơn giá trị trả (...)." | Ô Thanh toán lớn hơn Tổng cộng của phiếu trả. Sửa lại cho bằng hoặc nhỏ hơn. |
| Form báo "Không còn sản phẩm nào để trả" | Mọi món của đơn đã được trả hết ở các phiếu trước. |
| Không xoá được phiếu trả | Hàng trả đã bán tiếp và kho không còn đủ, hoặc khách đã tiêu số điểm được hoàn từ phiếu này. Với điểm: cộng tay lại số điểm thiếu cho khách rồi xoá lại (xem Tích điểm khách hàng). |
Trả hàng cho nhà cung cấp là việc khác, nằm ở Nhập kho & trả NCC.