Kiểm kho: đếm thực tế và cân lại tồn
Đếm hàng trên kệ, gõ số đếm được vào phiếu kiểm kho, phần mềm tính chênh lệch với tồn trên máy và cân lại tồn khi bạn bấm Hoàn thành. Bài này chỉ cách kiểm hàng thường, hàng theo lô và hàng có serial.
Danh sách phiếu kiểm kho
Bấm menu Kiểm kho. Danh sách mặc định lọc tuần này; bấm Tháng, Quý hoặc chọn khoảng ngày để xem xa hơn.
- Bấm Tạo phiếu để lập phiếu kiểm mới.
- Ô "-Tình trạng-" lọc Đang kiểm hoặc Hoàn thành. Ô bên cạnh lọc theo kho kiểm.
- Dấu cộng đầu dòng mở "Chi tiết phiếu Kiểm kho" ngay tại chỗ, có dòng Tổng của Tồn kho, Chênh lệch, Thực tế.
- Chân bảng đếm tổng phiếu, số phiếu Đang kiểm và Hoàn thành theo bộ lọc.
Cuối mỗi dòng có nút sửa (chỉ khi Đang kiểm), in phiếu và xoá. Nút Excel ở đầu trang xuất mỗi dòng hàng một hàng: mã phiếu, kho, tình trạng, ngày, người kiểm, mã, tên, lô, hạn dùng, serial, tồn kho, chênh lệch, thực tế, ghi chú.
Lập phiếu kiểm
Phiếu kiểm gắn với kho làm việc, tên kho hiện ngay trên tiêu đề form. Kiểm kho khác thì đổi kho làm việc ở góc trên trước khi bấm Tạo phiếu.
- Gõ mã, tên vào ô tìm hoặc quét mã từng món. Quét mã serial thì serial đó được thêm vào danh sách serial thực tế của dòng.
- Kho nhiều mã thì đếm ra giấy, ghi vào file Excel mẫu (cột
Ma_San_Pham,So_Luong,So_Lo,Han_Su_Dung,Serial) rồi bấm Chọn file dữ liệu. Xem Nhập Excel. - Món có lô: chọn lô ở ô "Chọn lô". Lô đếm được mà máy chưa có thì chọn "+ Lô mới" rồi gõ số lô và hạn sử dụng.
- Bấm "+ Thêm lô" để thêm dòng cho lô khác của cùng món. Mỗi lô một dòng, so với tồn của chính lô đó.
- Món có serial: ô serial điền sẵn các serial máy đang ghi có trong kho. Sửa thành đúng danh sách đếm được, mỗi dòng một serial. Bên dưới hiện "Thừa, thêm vào kho: ..." màu xanh và "Thiếu, loại khỏi kho: ..." màu đỏ.
- Tồn kho là tồn trên máy lúc thêm dòng.
- Chênh lệch bằng Thực tế trừ Tồn kho, tính ngay khi gõ. Số âm (thiếu hàng) hiện màu đỏ.
- Gõ số đếm được vào ô Thực tế, không được âm. Món có serial thì Thực tế tự bằng số serial.
- Tích Kiểm cả sản phẩm: lô không khai trong phiếu được đưa về 0 khi bạn đếm hết mọi lô của các món trong phiếu. Lô nào còn hàng trên máy mà không có dòng trong phiếu sẽ được thêm một dòng Thực tế 0 và trừ về 0.
- Lưu tạm giữ phiếu ở tình trạng Đang kiểm để đếm tiếp sau, chưa đổi tồn.
- Hoàn thành (hoặc Hoàn thành & In) cân lại tồn theo số thực tế.
Khung bên phải cộng sẵn Tồn kho, Chênh lệch, Thực tế của cả phiếu. Không tích Kiểm cả sản phẩm thì lô không có trong phiếu giữ nguyên.
Bấm Hoàn thành thì phần mềm làm gì
Phần mềm đọc lại tồn trên máy đúng lúc bấm (giữa lúc đếm và lúc bấm có thể đã bán thêm), tính lại chênh lệch, rồi ghi một dòng "Kiểm kho hàng" vào thẻ kho cho mỗi dòng có chênh lệch khác 0. Ví dụ Gạc y tế trên máy 71, đếm được 68: sau khi hoàn thành tồn còn 68, thẻ kho có dòng "Kiểm kho hàng" −3.
- Serial thừa được đưa vào kho; serial thiếu bị loại khỏi kho.
- Lô mới (chưa có trên máy) được tạo với số thực tế.
- Phiếu sang Hoàn thành và không sửa được nữa.
Serial đã bán, đang trên đường chuyển kho hoặc đang nằm ở kho khác thì không kiểm vào kho này được, phần mềm báo đúng serial đó. Chỉ những tài khoản có quyền hoàn thành kiểm kho mới thấy hai nút Hoàn thành; người khác chỉ Lưu tạm, để người có quyền mở phiếu ra hoàn thành sau.
Mỗi dòng "Kiểm kho hàng" của phiếu được ghi ngược lại bằng dòng "Xoá phiếu kiểm kho"; serial thêm lúc kiểm bị loại ra, serial bị loại được đưa lại kho. Hàng đã bán bớt làm kho không đủ để trả ngược thì phần mềm chặn xoá, ví dụ "Không xoá được phiếu KK0000002: Không đủ tồn kho: Gạc y tế (còn 1, cần 4)".
Kiểm tra lại
- Phiếu ở tình trạng Hoàn thành, cột Chênh lệch khớp số đã đếm.
- Trang Tồn kho lọc đúng kho: SL của các món trong phiếu bằng số Thực tế.
- Thẻ kho của một món có chênh lệch: có dòng "Kiểm kho hàng" mang mã KK của phiếu.
Hay vướng
| Thông báo, hiện tượng | Cách xử lý |
|---|---|
| "Xin vui lòng chọn ít nhất 1 sản phẩm trước khi lưu. Xin cảm ơn!" | Phiếu chưa có dòng nào. |
| "Gạc y tế đã có trong phiếu." | Món không có lô chỉ được một dòng. Sửa số ở dòng đang có. |
| "Bia Hà Nội lon 330ml: lô HB1 hạn 20/07/2027 nhập hai lần." | Hai dòng cùng một lô. Gộp số vào một dòng, xoá dòng còn lại. |
| "...: nhập hạn sử dụng của lô." | Dòng "+ Lô mới" chưa có hạn sử dụng. |
| "...: serial bị trùng." | Danh sách serial thực tế có một serial gõ hai lần. |
| "Serial ... của ... đã bán, đang chuyển hoặc đang ở kho khác, không kiểm vào kho này được." | Tra serial đó ở thẻ kho (gõ serial vào ô từ khoá) để biết nó đang ở đâu. |
| "Phiếu kiểm kho đã Hoàn thành, không sửa được." | Phiếu đã cân tồn. Đếm lại thì lập phiếu mới. |
| Món không tìm thấy ở ô tìm | Món bỏ tích Quản lý tồn kho (hàng dịch vụ) không có tồn để kiểm. |
Cân tồn xong, xem giá trị hàng còn lại và hàng sắp hết ở Tồn kho và thẻ kho.