Màn Tổng quan và các báo cáo

Báo cáo nằm ở đâu

1. Bấm BC xuất để xem từng dòng hàng đã bán.
2. Bấm BC nhập để xem từng dòng hàng đã nhập.
3. Bấm Nhập xuất để xem tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ của từng mã ở từng kho.
4. Bấm Doanh số để xem tiền bán theo đơn, khách, nhân viên, kho hoặc sản phẩm.
5. Bấm Lợi nhuận để xem doanh số sau khi trừ trả hàng, giá vốn và cộng trừ thu chi khác.

Mỗi báo cáo có quyền xem riêng, nên thu ngân có thể xem Doanh số mà không thấy Lợi nhuận. Phân quyền xem ở Nhân viên và phân quyền.

Màn Tổng quan

1. Thẻ Tiền bán hàng cộng các đơn có ngày xuất hôm nay, không Lưu tạm, không Hủy. Hai thẻ kế bên đếm số đơn bán, số đơn trả và số lượng sản phẩm.
2. Khối Thông tin kho đếm theo cặp sản phẩm, kho. Bấm vào con số (ví dụ số cạnh Hết hàng) để mở danh sách.
3. Khối Thông tin sản phẩm đếm hàng đang kinh doanh chưa có giá bán, chưa có giá vốn, chưa phân loại. Con số khác 0 là việc cần dọn ở Sản phẩm, vì hàng chưa có giá vốn làm lợi nhuận cao hơn thật.

Bốn con số của Thông tin kho chỉ tính sản phẩm đang kinh doanh có quản lý tồn. Tồn kho là số cặp còn hàng. Hết hàng là số cặp tồn bằng 0 hoặc âm, cộng sản phẩm chưa từng có tồn ở kho nào. Sắp hết hàng là còn hàng nhưng thấp hơn định mức tối thiểu (bằng định mức thì không tính). Vượt định mức là tồn lớn hơn định mức tối đa. Định mức đặt trong form sản phẩm.

Màn Tổng quan tính trên mọi kho tài khoản được phép xem, không riêng kho đang chọn trên đầu trang. Hai biểu đồ cuối trang là "10 sản phẩm doanh số cao trong 30 ngày" và "Doanh số 15 ngày qua"; chưa có đơn nào thì hiện dòng "Chưa có doanh số".

1. Bấm mã sản phẩm để mở thẻ kho của đúng kho đó ở tab mới; bấm tên để mở trang sản phẩm.
2. Cột Định mức ghi tối thiểu và tối đa, dạng "2 → 10".
3. Số dòng bằng con số vừa bấm. Danh sách chia trang 10 dòng.

Tài khoản không có quyền "Xem trang Tổng quan" đăng nhập xong được đưa thẳng tới POS.

Báo cáo doanh số

1. Chọn cách gom: Theo đơn hàng, Theo KH, Theo NV xuất, Theo NV bán hàng, Theo kho, Theo sản phẩm. Bấm là bảng đổi ngay.
2. Lọc theo khách (gõ tên, mã, SĐT; chọn "Không nhập" để xem khách lẻ), nhân viên xuất, nhân viên bán hàng, kho.
3. Chọn khoảng ngày rồi bấm Tìm, hoặc bấm nhanh Tuần, Tháng, Quý.
4. Ô Doanh số là con số chính của báo cáo.
5. Dòng chú thích ghi cách tính đang dùng.
6. Bấm Excel để tải đúng cách gom, bộ lọc, thứ tự đang xem, mọi trang.

Doanh số bằng Tiền hàng trừ Chiết khấu đơn cộng Phí ship, chưa gồm VAT, vì VAT là tiền thu hộ nhà nước. Cột Tổng tiền thì gồm cả VAT và phí ship, dòng chân bảng ghi cả hai con số. Báo cáo tính mọi đơn không Lưu tạm, không Hủy, chưa xoá (gồm cả đơn Xác nhận, Đang giao), theo ngày xuất.

Ở cách gom theo khách, nhân viên, kho, dấu cộng đầu dòng mở các đơn của nhóm đó (tối đa 200 đơn mới nhất, nhiều hơn thì có link "Xem đủ ở cách gom Theo đơn hàng"). Ở cách gom theo đơn, dấu cộng mở dòng hàng của đơn. Bấm tiêu đề cột để sắp xếp. Mã đơn, tên khách, mã sản phẩm là link mở ở tab mới.

Gom Theo sản phẩm tách dòng theo sản phẩm và lô. Chiết khấu đơn, phí ship, nợ được chia xuống từng dòng theo tỉ lệ thành tiền, nên cộng các dòng ra đúng ô Doanh số.

Báo cáo lợi nhuận

1. Doanh số ở đây chỉ gồm đơn Hoàn thành, nên thường nhỏ hơn báo cáo doanh số cùng kỳ.
2. Tiền vốn là số lượng bán nhân giá vốn ghi trên dòng đơn, đã trừ vốn của hàng khách trả.
3. Tổng thu, Tổng chi là phiếu thu chi lập tay có hình thức bật "Tính vào lợi nhuận".
4. Lợi nhuận = Doanh số − Trả hàng − Tiền vốn + Tổng thu − Tổng chi. Số âm hiện màu đỏ.
5. Dòng chú thích nhắc lại các quy tắc trên.

Cách gom, bộ lọc, dấu cộng, sắp xếp và nút Excel giống báo cáo doanh số. Cột nợ được thay bằng "Tiền vốn" và "Lợi nhuận". Lợi nhuận của từng dòng trong bảng chưa trừ trả hàng và thu chi khác; chỉ ô tổng mới trừ đủ.

Nên chọn cách gom nào

Nhập xuất tồn

1. Lần đầu mở trang, ô kho chọn sẵn kho đang làm việc. Chọn "-Kho-" rồi bấm Tìm để xem mọi kho được phép.
2. Tồn đầu kỳ là tổng biến động của thẻ kho trước "Từ ngày".
3. Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập − Xuất. Kỳ kết thúc hôm nay thì số này bằng tồn hiện tại.
4. Bấm mã trong cột Mã SP để mở thẻ kho của đúng kho đó ở tab mới.

Nhập là mọi biến động làm tăng tồn trong kỳ, ví dụ phiếu nhập, khách trả hàng, chuyển kho đến. Xuất là mọi biến động làm giảm, ví dụ bán, chuyển kho đi. Bốn ô tổng tính cùng câu truy vấn với các dòng, nên luôn bằng tổng các dòng qua mọi trang. Lọc thêm theo tên, danh mục, nhà sản xuất; nút Excel tải đúng bộ lọc.

BC xuất và BC nhập

1. Lọc theo sản phẩm, danh mục, nhà sản xuất, khách, nhân viên, kho và khoảng ngày.
2. Bấm Excel để tải mọi dòng đang lọc.

BC xuất có một dòng cho mỗi dòng hàng đã bán: đơn, ngày, kho, khách, sản phẩm, lô, serial, tiền hàng, chiết khấu, VAT, phí ship, tổng tiền, doanh số, giá vốn, lợi nhuận, còn nợ, nhân viên bán hàng và "Thưởng cho NV" (hoa hồng). Chiết khấu đơn, phí ship, nợ được chia xuống dòng theo tỉ lệ thành tiền, dòng cuối nhận phần làm tròn. Cột "VAT %" và "Tiền VAT" là số đã lưu trên dòng. Cột giá vốn, lợi nhuận chỉ hiện với tài khoản có quyền "Xem giá vốn, lợi nhuận dòng". Dưới bảng có khung "Thưởng cho NV theo NV bán hàng", xem Hoa hồng nhân viên.

BC nhập có cùng kiểu cho phiếu nhập Hoàn thành, lọc thêm theo nhà cung cấp và người tạo phiếu (NV nhập). Cộng cột Doanh số của BC xuất trong một khoảng ngày bằng ô Doanh số của báo cáo doanh số cùng khoảng.

Kiểm tra lại

1. Bán một đơn hôm nay ở POS: thẻ Tiền bán hàng của Tổng quan tăng đúng doanh số đơn đó (chưa gồm VAT).
2. Mở Báo cáo doanh số khoảng hôm nay, gom Theo đơn hàng: có đơn vừa bán.
3. Đơn đó đã Hoàn thành thì có cả trong Báo cáo lợi nhuận; còn Xác nhận thì chưa.

Hay vướng

Tính thử lãi lỗ trước khi báo giá một công trình thì xem Dự toán.