DevVN Docs Phần mềm bán hàng

Bảo hành

Khách mang máy còn hạn bảo hành tới: bạn tìm theo serial hoặc số điện thoại, lập đơn bảo hành, in biên nhận, sửa xong thì bấm Xuất trả khách. Khách cũng tự tra hạn bảo hành trên trang công khai /tra-cuu-bao-hanh mà không cần gọi cửa hàng.

Tuỳ chọn Khoảng 5 phút mỗi đơn Ai làm: nhân viên bán hàng, kỹ thuật Cập nhật 04.11.2026

Cần có gì trước

Sản phẩm phải có ô Bảo hành (tháng) lớn hơn 0 trong form sản phẩm (xem Sản phẩm) và đã bán trên một đơn đã trừ kho. Hạn bảo hành bằng ngày bán cộng số tháng, ví dụ bán 31/08 bảo hành 6 tháng thì hạn là 28/02.

Số tháng được ghi lên từng dòng đơn lúc bán. Sau này bạn đổi số tháng của sản phẩm thì hàng đã bán vẫn giữ hạn cũ.

Đơn bảo hành không đụng tới tồn kho, thẻ kho, cũng không ghi nợ khách. Máy khách mang tới không phải hàng cửa hàng bán thì dùng Sửa chữa.

Mở trang Bảo hành

Menu Hậu mãi mở ra ba mục Bảo hành, Sửa chữa, Chăm sóc khách
Số đỏ cạnh Chăm sóc khách là lịch chăm sóc chưa làm trong tuần.
  1. Bấm Hậu mãi ở menu trái.
  2. Bấm Bảo hành.
  3. Sửa chữa dùng cho máy ngoài, xem bài Sửa chữa và chăm sóc khách.
  4. Chăm sóc khách là lịch gọi lại khách theo chu kỳ, cũng trong bài đó.
Danh sách Bảo hành với nút Tra cứu bảo hành, Tạo phiếu, ô lọc tình trạng, dấu cộng mở chi tiết và biểu tượng in biên nhận
BH0000002 đang bảo hành, BH0000001 đã xong và thu 150,000 tiền sửa. Bấm vào ảnh để phóng to.
  1. Bấm Tra cứu bảo hành để mở trang tra cứu của khách ở tab mới, chép link gửi khách qua Zalo.
  2. Bấm Tạo phiếu để nhận máy bảo hành.
  3. Lọc Đơn đang bảo hành để xem máy còn nằm ở cửa hàng, Đơn bảo hành xong để xem máy đã trả.
  4. Bấm dấu cộng để xem từng máy trong đơn, tình trạng lúc nhận, lúc trả và giá sửa.
  5. Bấm biểu tượng máy in để in lại biên nhận.

Nhận máy bảo hành

Màn Bảo hành với ô tìm serial tên sản phẩm tên SĐT khách, nút Thêm dòng tự nhập, dòng Tivi Samsung 32 inch hạn 14/10/2028 có ô Ghi chú lỗi, khung Khách hàng tự điền Đoàn Tiến Dũng, nút Lưu, Lưu In, Hủy
Gõ serial SS32-1031 rồi chọn dòng gợi ý: khách của đơn bán được điền sẵn. Bấm vào ảnh để phóng to.
  1. Gõ serial, mã hoặc tên sản phẩm, tên hoặc số điện thoại khách vào ô tìm, chọn dòng gợi ý. Gợi ý ghi rõ đơn bán, ngày bán và hạn bảo hành, chỉ hiện hàng còn hạn.
  2. Hàng không bán qua phần mềm (bán trước khi dùng phần mềm, mua nơi khác) thì bấm Thêm dòng tự nhập, gõ tên hàng, ngày mua, hạn bảo hành, serial. Dòng này không bị kiểm hạn.
  3. Gõ lỗi khách báo vào ô Ghi chú lỗi, ví dụ "Màn hình chập chờn khi bật lâu". Chữ này in ra biên nhận ở mục tình trạng lúc nhận.
  4. Ô Khách hàng tự điền khách của đơn bán khi bạn chọn dòng đầu tiên. Bấm F4 để tìm khách khác.
  5. Bấm Lưu. Đơn mang mã BH, tình trạng "Đang bảo hành", kho nhận là kho đang làm việc trên đầu trang.
  6. Bấm Lưu In để lưu và in luôn "BIÊN NHẬN BẢO HÀNH" đưa khách giữ.

Sản phẩm không theo dõi serial thì gõ số lượng, tối đa bằng số đã bán. Một serial đang nằm ở đơn "Đang bảo hành" thì không nhận lần nữa.

Dòng tự nhập cần khách hoặc serial thì khách mới tra được

Dòng tự nhập chưa chọn khách và chưa có serial thì phần mềm nhắc "Dòng tự nhập chưa có khách và serial nên khách không tra được bảo hành." Chọn khách hoặc gõ serial để hạn bảo hành của máy đó hiện trên trang tra cứu.

Sửa xong, trả máy cho khách

Mở đơn bảo hành bằng mã BH ở danh sách. Trang chi tiết có ô nhập ngay trên từng dòng máy.

Đơn bảo hành BH0000002 với bảng máy có cột Tình trạng lúc nhận, ô Tình trạng lúc trả, ô Giá sửa, nút Xuất trả khách và In biên nhận
Bấm vào ảnh để phóng to.
  1. Gõ Tình trạng lúc trả, ví dụ "Đã thay cáp màn hình, hết sọc".
  2. Gõ Giá sửa nếu thu tiền khách. Bảo hành miễn phí thì để 0.
  3. Bấm Xuất trả khách ở đầu trang (hoặc nút cùng tên trong khung bên phải).
  4. Bấm In biên nhận để in lại. Đơn đã xong in thêm tình trạng lúc trả, giá sửa và dòng "Bằng chữ".
Khung Xuất trả khách với ô Tạo phiếu thu tiền sửa khi giá sửa lớn hơn 0 đã tích, ô Hình thức thanh toán và nút Xuất trả khách
Khung này nằm bên phải trang chi tiết.
  1. Để tích Tạo phiếu thu tiền sửa khi giá sửa lớn hơn 0 nếu khách trả tiền ngay.
  2. Chọn Hình thức thanh toán cho phiếu thu đó.
  3. Bấm Xuất trả khách. Phần mềm báo "Đã lưu thông tin thành công", đơn sang "Bảo hành xong".

Phiếu thu sinh ra có hình thức "Thu bảo hành", gắn với đơn BH và khách của đơn. Hình thức này tính vào lợi nhuận như "Thu khác", không chọn được khi lập phiếu thu bằng tay. Tổng giá sửa bằng 0 thì không có phiếu thu nào.

Xoá đơn bảo hành (nút Xóa đơn bảo hành cuối trang chi tiết) làm được cả với đơn đã xong; phiếu thu tiền sửa của đơn đó bị huỷ theo. Trang chi tiết khách có tab Bảo hành liệt kê mọi đơn bảo hành của khách.

Trang tra cứu bảo hành cho khách

Địa chỉ trang là tên miền của bạn thêm /tra-cuu-bao-hanh, ví dụ https://ten-mien-cua-ban.vn/tra-cuu-bao-hanh. Khách không cần tài khoản. Trang mang tên, địa chỉ, nút gọi và Zalo của cửa hàng.

Trang Tra cứu bảo hành công khai với ô Số điện thoại hoặc serial và nút Tra cứu
Khách mở trang trên điện thoại.
  1. Khách gõ đủ số điện thoại đã mua hàng (nhận cả dạng +84, có dấu cách, dấu chấm), hoặc serial in trên máy (đúng từng ký tự, không phân biệt hoa thường, từ 4 ký tự).
  2. Khách bấm Tra cứu.
Kết quả tra cứu số 0910***595 gồm ba sản phẩm, mỗi sản phẩm có serial, ngày mua, hạn bảo hành, nhãn Còn 723 ngày, và nhãn Đang bảo hành tại cửa hàng ở máy thứ ba
Kết quả của khách mẫu Đoàn Tiến Dũng. Bấm vào ảnh để phóng to.
  1. Số điện thoại bị che bớt giữa, ví dụ 0910***595. Trang không hiện tên khách, giá, mã đơn.
  2. Mỗi máy có nhãn Còn N ngày, hết hạn thì nhãn đỏ Hết hạn.
  3. Máy đang nằm ở một đơn "Đang bảo hành" có dòng Đang bảo hành tại cửa hàng, khách biết máy chưa sửa xong mà không phải gọi hỏi.

Mỗi lần tra hiện tối đa 20 máy. Kết quả bỏ qua đơn lưu tạm, đơn huỷ, đơn đã xoá, dòng khách đã trả lại hết và serial đã trả. Dòng tự nhập có hạn bảo hành cũng tra được.

Bản in hoá đơn và biên nhận bảo hành in được link và mã QR tới trang này qua biến {Tra_Cuu_Bao_Hanh}, {Link_Tra_Cuu_Bao_Hanh}, {QR_Tra_Cuu_Bao_Hanh}. Cách chèn biến xem Mẫu hoá đơn và in.

Có số điện thoại không ra kết quả

Để người lạ không dò được hàng của người khác, tra theo số điện thoại không trả kết quả với khách đã xoá, số và Zalo của chính cửa hàng, số giả như 0000000000, 0123456789, và số có từ 3 khách dùng chung. Gặp trường hợp này, khách tra bằng serial.

Mỗi địa chỉ IP tra được 10 lần mỗi phút và 30 lần mỗi giờ. Kết quả chỉ hiện một lần: bấm Back, Forward hay tải lại trang đều ra form trống, nên người dùng sau trên máy chung không xem lại được kết quả của người trước.

Kiểm tra lại

  1. Bán một sản phẩm có Bảo hành (tháng) lớn hơn 0 cho một khách có số điện thoại.
  2. Mở trang tra cứu trên điện thoại (cửa sổ ẩn danh), gõ số đó: máy vừa bán hiện với hạn đúng ngày bán cộng số tháng.
  3. Tạo đơn bảo hành cho máy đó, tra lại: có dòng "Đang bảo hành tại cửa hàng".
  4. Xuất trả với giá sửa 50,000: Phiếu thu có phiếu "Thu bảo hành" 50,000.

Hay vướng

Thông báo, hiện tượngCách xử lý
Gõ serial không ra gợi ýMáy đã hết hạn, đơn bán còn Lưu tạm hoặc đã huỷ, hoặc sản phẩm có Bảo hành (tháng) bằng 0 lúc bán. Hàng cần nhận vẫn dùng Thêm dòng tự nhập.
"Sản phẩm Amply Sansui đã hết hạn bảo hành (01/09/2026)."Máy đã hết hạn bảo hành. Nếu cửa hàng vẫn nhận sửa, lập phiếu ở Sửa chữa.
"Serial TV001 đang bảo hành ở đơn BH0000001."Máy chưa được xuất trả ở đơn cũ. Mở đơn đó, xuất trả hoặc xoá trước.
"Xin vui lòng chọn ít nhất 1 sản phẩm cần xuất trước khi lưu đơn bảo hành. Xin cảm ơn!"Chưa chọn dòng nào từ ô tìm hoặc chưa thêm dòng tự nhập.
Không thấy nút Xuất trả kháchĐơn đã "Bảo hành xong", hoặc tài khoản thiếu quyền "Xuất trả khách đơn bảo hành".
Khách báo trang tra cứu không ra gìSố gõ thiếu chữ số, số thuộc nhóm bị chặn ở trên, hoặc khách tra quá 10 lần trong một phút. Bảo khách thử bằng serial hoặc đợi vài phút.

Máy không thuộc hàng của cửa hàng thì nhận qua Sửa chữa.

Hỗ trợ Zalo