Đơn hàng: tìm, theo dõi giao hàng và thu nợ
Mọi đơn bán ở POS, đơn tạo từ báo giá, đơn lấy về từ website đều nằm ở menu Đơn hàng. Ở đây bạn lọc đơn, xem chi tiết, chuyển trạng thái giao hàng, thu phần khách còn nợ, in lại, xuất Excel và lập đơn giao hàng bằng nút Tạo phiếu.
Sáu trạng thái của một đơn
Đơn bán ở POS luôn lưu thẳng ở Hoàn thành. Đơn cần giao đi thì đi qua nhiều bước hơn, mỗi bước là một nút bấm ở trang chi tiết đơn.
| Trạng thái | Ý nghĩa | Chuyển sang được |
|---|---|---|
| Lưu tạm | Đơn nháp. Chưa trừ kho, chưa có phiếu thu, không tính vào công nợ. | Xác nhận, Đang giao, Đã giao, Hoàn thành, Hủy |
| Xác nhận | Đã chốt với khách, hàng đã trừ kho. | Đang giao, Đã giao, Hoàn thành, Hủy |
| Đang giao | Hàng đang trên đường tới khách. | Xác nhận, Đã giao, Hoàn thành, Hủy |
| Đã giao | Khách đã nhận hàng. | Xác nhận, Đang giao, Hoàn thành, Hủy |
| Hoàn thành | Đơn đã xong. Muốn nhận lại hàng thì làm phiếu trả hàng. | Không đổi được nữa |
| Hủy | Hàng đã cộng trả kho, phiếu thu của đơn bị huỷ. | Không đổi được nữa |
Đơn rời Lưu tạm sang bất kỳ trạng thái nào (trừ Hủy) thì lúc đó mới trừ kho và tạo phiếu thu theo số tiền đã nhập ở ô Thanh toán khi lưu tạm.
Mở danh sách và lọc đơn
Bấm Đơn hàng ở menu trái. Mặc định danh sách hiện đơn của tuần này, từ thứ Hai tới Chủ nhật.
- Ô tìm: gõ mã đơn, một chữ trong ghi chú đơn, tên hoặc số điện thoại khách, rồi bấm Tìm.
- Ô -Đơn hàng- chọn Đơn còn nợ để xem đơn khách chưa trả đủ, hoặc Đơn đã xóa để xem đơn đã xoá.
- Ô -Tình trạng- lọc theo một trạng thái, ví dụ chỉ xem đơn Đang giao.
- Ô -Khách Hàng-: gõ tên, mã hoặc số điện thoại rồi chọn. Mục Không nhập lọc đơn khách lẻ.
- Ô -Kho- lọc theo kho xuất.
- Khoảng ngày theo ngày xuất của đơn. Mỗi lần xem tối đa 366 ngày.
- Tìm chạy bộ lọc.
- Tuần, Tháng, Quý đặt nhanh khoảng ngày rồi tìm luôn.
- Excel tải file các đơn đang lọc.
- Tạo phiếu mở form lập đơn có chọn kho, ngày xuất và lưu tạm (xem cuối bài).
Nút Tạo đơn vị vận chuyển mở danh mục đơn vị vận chuyển để thêm hãng giao hàng mới, xem Danh mục dùng chung.
Đọc bảng đơn hàng
- Nút ba chấm bật lại các cột đang ẩn: STT, Kho xuất, NV xuất, Ghi chú, Tiền hàng, Tổng SL, Chiết khấu, VAT, Vận chuyển, Phí ship. Mỗi máy nhớ lựa chọn riêng.
- Dấu cộng đầu dòng mở ngay dưới dòng các thông tin đang ẩn và bảng hàng của đơn, không cần vào trang chi tiết.
- Nhóm biểu tượng cuối dòng, từ trái sang: Sửa, Trả hàng (chỉ đơn Hoàn thành), In hóa đơn, Excel (file riêng của đơn đó), Xóa. Biểu tượng nào không hợp với trạng thái đơn thì không hiện.
- Chân bảng: tổng số đơn, tổng tiền, tổng nợ theo đúng bộ lọc đang chọn. Đơn Lưu tạm và đơn Hủy không được cộng vào đây.
Bấm mã đơn để mở trang chi tiết, bấm tên khách để mở trang khách hàng. Bấm tiêu đề cột Mã đơn, Ngày xuất, Tổng tiền hoặc Nợ để sắp xếp. Mỗi trang 20 đơn.
Chi tiết đơn và chuyển trạng thái
- Xác nhận đưa đơn về bước đã chốt.
- Đã giao khi khách đã nhận hàng.
- Hoàn thành khi đơn xong hẳn. Sau bước này không đổi trạng thái được nữa.
- Hủy hỏi lại "Huỷ đơn PX...? Hàng được trả lại kho và phiếu thu của đơn bị huỷ." Đồng ý thì hàng về kho, phiếu thu của đơn bị huỷ.
- Sửa mở form sửa đơn, xem Sửa, xoá & khoá đơn.
- In đơn hàng mở hộp Bản in ngay trên trang để in lại hoá đơn.
- Excel tải file của riêng đơn này: dòng hàng rồi tới thông tin đơn và tiền.
- Ba tab Thông tin thanh toán, Phiếu thu, Lịch sử sửa phiếu. Tab lịch sử chỉ có khi đơn đã từng được sửa, đổi trạng thái hoặc thu tiền.
- Thu nợ, chỉ hiện khi đơn còn nợ: chuyển sang tab Phiếu thu để thu tiền.
Phần mềm chỉ hiện các nút trạng thái hợp lệ với đơn đang xem. Bấm xong, đầu trang báo "Đơn PX... đã chuyển sang ...". Mỗi lần đổi trạng thái thêm một dòng vào tab Lịch sử sửa phiếu. Đơn đã có hoá đơn điện tử thì không còn nút Hủy, xem Sửa, xoá & khoá đơn.
Đơn còn nợ mà hình thức thanh toán có gắn tài khoản ngân hàng thì tab Thông tin thanh toán hiện mã QR đúng số còn nợ, gửi khách quét để chuyển khoản. Xem Thanh toán QR.
Thu thêm tiền khách còn nợ
- Bấm Thu nợ ở tab thanh toán, hoặc bấm thẳng tab Phiếu thu.
- Chọn Hình thức khách trả. Ô Ghi chú bên dưới để ghi số giao dịch ngân hàng nếu cần.
- Ngày thu mặc định là lúc này. Không được trước ngày của đơn.
- Sửa Số tiền thu nếu khách chỉ trả một phần. Không được lớn hơn số còn nợ.
- Bấm Thu. Phần mềm tạo phiếu thu "Thu bán hàng", báo "Đã thu ...", con số Còn nợ của đơn và công nợ của khách giảm ngay.
Thu nhầm thì bấm thùng rác ở dòng phiếu thu trong bảng, xác nhận "Bạn chắc chắn muốn xóa phiếu thu này!". Phiếu bị xoá vẫn hiện trong bảng với chữ gạch ngang, nợ của đơn tăng lại đúng số tiền đó. Nút xoá chỉ có với người có quyền xoá phiếu thu.
Lập đơn giao hàng bằng nút Tạo phiếu
POS hợp với khách mua tại quầy. Đơn đặt qua điện thoại, giao sau, hay cần chọn kho khác kho làm việc, ghi lùi ngày xuất thì dùng Tạo phiếu ở đầu trang Đơn hàng. Form có cùng bảng dòng hàng và khối thanh toán như POS (cách nhập xem ở Bán hàng tại POS), không có lưới sản phẩm, thêm hai ô và bốn nút.
- Chọn Kho xuất là kho giao hàng, mặc định là kho làm việc. Đổi kho thì lô và serial của các dòng được nạp lại theo kho mới.
- Ô Ngày xuất để trống thì phần mềm lấy lúc bấm lưu. Gõ ngày khác khi cần ghi đơn cho ngày hôm trước.
- Khởi tạo lưu đơn ở trạng thái Lưu tạm: chưa trừ kho, chưa tạo phiếu thu. Màn hình báo "Đã Lưu tạm thành công đơn hàng PX..." và làm mới form để nhập đơn tiếp.
- Lưu lưu đơn ở trạng thái Hoàn thành rồi quay về danh sách.
- Lưu & In làm như Lưu rồi mở bản in.
- Hủy quay về danh sách, không lưu gì.
Quy trình giao hàng thường đi: Khởi tạo lúc nhận đơn, mở đơn bấm Xác nhận khi chốt (lúc này mới trừ kho), Đang giao khi giao cho shipper, Đã giao khi khách nhận, Hoàn thành khi đã thu đủ. Số đã gõ ở ô Thanh toán lúc khởi tạo được giữ lại, và thành phiếu thu ngay khi đơn rời Lưu tạm.
Đơn Lưu tạm chưa trừ kho nên phần mềm không chặn vì tồn, cũng không bắt chọn khách khi thanh toán thiếu. Hai điều này được kiểm lúc bấm Xác nhận: kho phải đủ hàng, khách lẻ phải trả đủ. Nhờ vậy nhận đơn đặt trước rồi chờ hàng về vẫn ghi được ngay.
Kiểm tra lại
- Lọc Đơn còn nợ: tổng nợ ở chân bảng khớp với số kế toán đang theo dõi.
- Mở một đơn vừa thu nợ: tab Phiếu thu có thêm một dòng, tab Lịch sử sửa phiếu có dòng ghi lần thu đó.
- Đơn vừa khởi tạo: danh sách ghi Lưu tạm, tồn kho chưa đổi. Bấm Xác nhận xong thì tồn giảm và có phiếu thu (nếu đã nhập Thanh toán).
Hay vướng
| Thông báo, hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| "Số tiền thu lớn hơn số còn nợ (...)." | Gõ số thu lớn hơn nợ của đơn. Sửa lại cho bằng hoặc nhỏ hơn số trong ngoặc. |
| "Đơn đang Hoàn thành, không chuyển sang Đang giao được." | Đơn Hoàn thành và đơn Hủy không đổi trạng thái được. Cần nhận lại hàng thì làm phiếu trả hàng. |
| "Không đủ tồn kho: ..." khi bấm Xác nhận đơn Lưu tạm | Lúc rời Lưu tạm phần mềm mới trừ kho. Nhập thêm hàng hoặc sửa số lượng trong đơn rồi bấm lại. |
| "Vui lòng chọn khách hàng để có thể bán nợ." khi bấm Xác nhận | Đơn khách lẻ khởi tạo với số Thanh toán nhỏ hơn tổng. Sửa đơn, nhập đủ tiền. |
| "Chỉ xem tối đa 366 ngày mỗi lần." | Khoảng ngày lọc quá dài. Chia nhỏ khoảng ngày, hoặc dùng báo cáo cho số liệu cả năm. |
| Chân bảng không cộng một đơn đang thấy trong danh sách | Đơn đó đang Lưu tạm hoặc Hủy. Hai loại này không tính vào tổng tiền, tổng nợ. |
| Không có nút trạng thái, không có nút Sửa, đầu trang có nhãn "Đã khóa sửa" | Đơn đã quá số ngày khoá sửa cửa hàng đặt. Xem Sửa, xoá & khoá đơn. |
Sửa đơn đã lưu, xoá đơn, xem lịch sử sửa: Sửa, xoá & khoá đơn.