Sửa, xoá và khoá đơn hàng

Đơn nào sửa được

Sửa được đơn ở mọi trạng thái trừ Hủy, miễn là đơn chưa có phiếu trả hàng. Bốn trường hợp sau thì phần mềm từ chối:

• Đơn đang Hủy: báo "Đơn đang Hủy, không sửa được."
• Đơn đã có phiếu trả hàng: báo "Đơn PX... đã có phiếu trả hàng, không sửa được." Xoá phiếu trả thì đơn sửa được lại (xem Trả hàng).
• Đơn đã quá số ngày khoá sửa cửa hàng đặt (mục Khoá sửa đơn sau N ngày).
• Đơn đã có hoá đơn điện tử còn hiệu lực (mục Đơn đã có hoá đơn điện tử).

Sửa một đơn đã lưu

Bấm biểu tượng bút chì ở dòng đơn trong danh sách, hoặc nút Sửa ở trang chi tiết đơn. Form sửa giống màn POS, cách nhập từng ô xem ở Bán hàng tại POS. Đơn không sửa được (đã khoá sửa, đã có phiếu trả, đã có hoá đơn điện tử) thì danh sách không hiện biểu tượng bút chì.

1. Tiêu đề ghi Sửa đơn hàng » PX... để không nhầm với đơn mới.
2. Thoát quay về chi tiết đơn, không lưu gì.
3. Ô Khách hàng chỉ đọc. Đơn ghi sai khách thì xoá đơn rồi lập lại.
4. Đổi được Kho xuất, Ngày xuất, NV bán hàng, vận chuyển, ghi chú, file. Dòng hàng thêm, xoá, sửa số lượng, giá, chiết khấu như ở POS.
5. Ô Thanh toán là tổng số khách đã trả cho đơn sau khi sửa.
6. Bấm Lưu. Phần mềm quay về trang chi tiết đơn, tab Lịch sử sửa phiếu có thêm dòng "Sửa đơn".

Phần mềm làm gì khi lưu bản sửa

Tồn kho: phần mềm trả lại toàn bộ hàng của bản cũ về kho cũ, rồi trừ hàng theo bản mới ở kho mới. Kết quả là tồn chỉ đổi đúng phần chênh lệch. Dòng hàng đã có trong đơn giữ giá vốn lúc bán; dòng mới thêm lấy giá vốn hiện tại.

Phiếu thu: phiếu thu đầu tiên của đơn được đổi số tiền sao cho tổng các phiếu thu bằng số Thanh toán mới. Về 0 thì phiếu đó bị huỷ. Các phiếu thu nợ tạo sau giữ nguyên. Đổi Hình thức thì phiếu thu đầu tiên đổi theo. Đơn chưa có phiếu thu nào thì phần mềm tạo phiếu mới.

Hoa hồng của nhân viên được tính lại theo chương trình đang áp dụng lúc sửa. Giới hạn số lượng bán trong ngày (nếu có đặt) cũng được kiểm lại. Chiết khấu khuyến mãi đã có trên dòng được giữ nguyên.

Sửa đơn đang Lưu tạm

Đơn Lưu tạm (tạo bằng nút Khởi tạo) có bộ nút khác: lưu tiếp ở dạng nháp, hoặc lưu kèm chuyển trạng thái trong một lần bấm.

1. Lưu tạm (F9) lưu thay đổi, đơn vẫn là nháp. Số ở ô Thanh toán chỉ là số dự kiến, chưa tạo phiếu thu.
2. Xác nhận, Đang giao, Đã giao lưu rồi chuyển đơn sang trạng thái đó. Lúc này mới trừ kho và tạo phiếu thu.
3. Hoàn thành lưu và chốt đơn luôn.
4. Hủy hỏi lại rồi huỷ đơn nháp.

Các nút trạng thái chỉ hiện với người có quyền đổi trạng thái đơn.

Xem lại đơn đã bị sửa những gì

Mỗi lần sửa đơn, đổi trạng thái, thu tiền hay xoá phiếu thu, phần mềm chụp lại đơn trước và sau. Mở trang chi tiết đơn, bấm tab Lịch sử sửa phiếu.

1. Tab Lịch sử sửa phiếu. Tab này chỉ hiện khi đơn đã có ít nhất một lần thay đổi và người xem có quyền xem lịch sử.
2. Bấm Xem lại ở dòng cần soát.

1. Cột Trước khi sửa: thông tin, dòng hàng, tiền của đơn trước lần đó.
2. Cột Sau khi sửa: bản sau. Trong ví dụ, kim tiêm từ 10 lên 12 cái và khách trả thêm 1 triệu.

Xoá đơn

Bấm thùng rác ở cuối dòng đơn. Phần mềm hỏi lại bằng hộp xác nhận. Đơn đã khoá sửa hoặc đã có hoá đơn điện tử thì không có thùng rác.

1. Bỏ qua đóng hộp, không xoá.
2. Xoá xoá đơn. Hàng được cộng trả kho (trừ đơn Lưu tạm và Hủy vốn chưa trừ kho), phiếu thu của đơn bị huỷ, đơn chuyển sang mục Đơn đã xóa.

Đơn đã có phiếu trả hàng thì không xoá được: phần mềm báo "Đơn PX... đã có phiếu trả hàng, không xoá được." Xoá phiếu trả trước.

Xoá nhiều đơn một lần

1. Xóa đơn hàng đang chọn xoá mọi đơn đã tích, sau một lần xác nhận.
2. Ô chọn ở đầu cột tích hết các đơn trong trang đang xem.
3. Ô chọn của từng đơn.
4. Thùng rác cuối dòng xoá riêng một đơn.

Phần mềm xoá từng đơn một. Đơn nào không xoá được (đã có phiếu trả, bị khoá, có hoá đơn điện tử) thì bị bỏ qua, các đơn khác vẫn xoá, và đầu trang báo dạng "Đã xoá 4 đơn. Không xử lý được PX...: lý do".

Xem và xoá vĩnh viễn đơn đã xoá

1. Ở ô -Đơn hàng- chọn Đơn đã xóa rồi bấm Tìm.
2. Thùng rác lúc này là Xóa vĩnh viễn. Phần mềm hỏi "Bạn chắc chắn muốn xóa vĩnh viễn đơn hàng này?".

Tích nhiều đơn thì đầu bảng có nút Xóa vĩnh viễn tất cả. Xoá vĩnh viễn bỏ hẳn đơn, dòng hàng, phiếu thu đã huỷ, phiếu trả đã xoá và lịch sử sửa của đơn đó. Tồn kho không đổi vì hàng đã được cộng trả lúc xoá lần đầu. Nhật ký thao tác vẫn giữ dòng ghi việc xoá. Nút này chỉ có với người có quyền xoá vĩnh viễn.

Khoá sửa đơn sau N ngày

Cửa hàng không muốn nhân viên sửa đơn cũ (đã chốt sổ, đã báo cáo) thì đặt ô Khóa sửa đơn hàng sau khi tạo (ngày) ở Thiết lập → Cấu hình. Để 0 là không khoá. Cách đặt xem ở Cấu hình bán hàng.

Đơn tạo quá số ngày đó thì người không có quyền Sửa đơn hàng khi bị khóa không sửa, không xoá, không đổi trạng thái được. Trang chi tiết đơn hiện nhãn Đã khóa sửa, ẩn nút Sửa và các nút trạng thái. Thử sửa bằng đường khác thì phần mềm báo "Đơn PX... đã bị khóa sửa sau N ngày kể từ lúc tạo. Cần quyền "Sửa đơn hàng khi bị khóa"." Xoá phiếu thu của đơn bị khoá cũng cần quyền này.

Thu nợ và trả hàng cho đơn bị khoá vẫn làm bình thường. Tài khoản chủ cửa hàng không bị khoá. Muốn quản lý cũng sửa được thì cấp quyền Sửa đơn hàng khi bị khóa cho nhóm quyền đó ở Nhân viên & phân quyền.

Đơn đã có hoá đơn điện tử

Hoá đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế theo đúng dòng hàng và số tiền của đơn. Vì vậy đơn có hoá đơn còn hiệu lực thì không sửa, không huỷ, không xoá được, kể cả khi xoá hàng loạt. Trang chi tiết đơn không còn nút Hủy. Thử sửa thì phần mềm báo "Đơn PX... đã có hoá đơn điện tử ... nên không sửa, huỷ, xoá được. Hoá đơn sai thì dùng Thay thế."

Hoá đơn sai hàng hoặc sai tiền thì mở Thay thế hoá đơn trong khối hoá đơn ở chi tiết đơn, bấm Sửa đơn trước: đơn được mở khoá cho một lần sửa, sửa xong quay lại gửi hoá đơn thay thế. Trả hàng vẫn làm được, kèm cảnh báo phải điều chỉnh hoá đơn trên trang nhà cung cấp. Chi tiết ở Hoá đơn điện tử.

Kiểm tra lại

1. Sau khi sửa số lượng: mở thẻ kho của sản phẩm đó, tồn chỉ đổi đúng phần chênh lệch.
2. Sau khi sửa Thanh toán: tab Phiếu thu của đơn vẫn chỉ có một phiếu thu đầu, số tiền đã đổi theo.
3. Sau khi xoá: đơn không còn trong danh sách mặc định, chỉ hiện khi lọc Đơn đã xóa; tồn của các món trong đơn tăng lại.

Hay vướng

Khách mang hàng đến trả: Trả hàng.