Phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ

Mọi khoản tiền vào, ra của cửa hàng đều là một phiếu thu hoặc phiếu chi. Phần lớn phiếu tự sinh khi bán, nhập, thu nợ; bạn chỉ lập tay những khoản ngoài như tiền xăng, tiền điện, lương. Sổ quỹ cộng dồn tất cả để biết két còn bao nhiêu.

Phiếu tự sinh và phiếu lập tay

Bán một đơn có thanh toán, phần mềm tự lập phiếu thu "Thu bán hàng" gắn với đơn đó. Phiếu nhập trả tiền nhà cung cấp sinh phiếu chi "Chi mua hàng". Thu nợ ở trang khách, xuất trả bảo hành có tiền sửa ("Thu bảo hành"), hoàn tiền khách trả hàng ("Chi trả hàng khách") cũng tự sinh phiếu. Những phiếu này mang mã chứng từ gốc ở cột "Phiếu xuất" (phiếu thu) hoặc "Phiếu nhập" (phiếu chi) và không sửa được ở đây; muốn đổi thì sửa chứng từ gốc.

Phiếu lập tay dành cho khoản không gắn đơn nào: tiền xăng giao hàng, tiền điện, lương, khách trả nợ cũ từ trước khi dùng phần mềm.

Mở danh sách phiếu thu

Menu Thu chi mở ra ba mục Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ — Menu trái, nhóm Thu chi.

Bấm Thu chi rồi Phiếu thu.
Phiếu chi có cùng bố cục, thêm cột "Chi cho".
Sổ quỹ gom cả thu lẫn chi, xem mục cuối bài.

Danh sách Phiếu thu với nút Tạo phiếu, ô lọc Hình thức thu, cột Phiếu xuất có mã đơn gắn với phiếu — Bấm vào ảnh để phóng to.

Bấm Tạo phiếu để lập phiếu tay.
Lọc theo Hình thức thu (Thu bán hàng, Thu khác, Thu nợ đầu kỳ...). Kế bên là ô lọc kho và hình thức thanh toán.
Cột Phiếu xuất là chứng từ gốc của phiếu tự sinh. Bấm mã để mở đơn đó.

Ô tìm nhận mã phiếu, mã chứng từ gốc hoặc tên người nộp. Cuối mỗi dòng (cuộn bảng sang phải) có biểu tượng in phiếu, sửa (chỉ phiếu lập tay) và xoá. Phiếu gắn với đơn đã huỷ hoặc đã xoá bị huỷ theo đơn nên không hiện ở đây.

Lập phiếu chi

Mở Phiếu chi, bấm Tạo phiếu. Phiếu thu làm y hệt, chỉ khác tên ô.

Hộp thoại TẠO PHIẾU CHI với các ô Ghi chú, Hình thức chi, Hình thức TT, Số tiền chi, Ngày chi, Chi cho, Khách hàng NCC, Người nhận tiền, Kho chi, Up file, Upload hình ảnh và nút Lưu, Bỏ qua — Ví dụ phiếu chi tiền xăng 200,000. Bấm vào ảnh để phóng to.

Chọn Hình thức chi, ví dụ Tiền xăng, Chi lương, Chi khác. Hình thức gắn với nghiệp vụ (Chi mua hàng...) không có trong danh sách vì chỉ dành cho phiếu tự sinh.
Chọn Hình thức TT: tiền mặt hay tài khoản nào. Sổ quỹ lọc theo ô này.
Gõ Số tiền chi, phải lớn hơn 0.
Ngày chi mặc định là bây giờ; sửa nếu ghi bù khoản chi hôm trước.
Chọn nhân viên ở Chi cho khi chi tạm ứng, lương cho nhân viên.
Chọn Khách hàng, NCC khi khoản chi liên quan tới một liên hệ.
Người nhận tiền tự điền tên khách hàng, NCC vừa chọn khi ô đang trống; sửa tay được. Để trống thì bản in lấy tên khách hàng, NCC, rồi đến nhân viên Chi cho.
Kho chi mặc định là kho đang làm việc. Sổ quỹ từng kho dựa vào ô này.
Đính hoá đơn điện, ảnh biên lai ở Up file, Upload hình ảnh nếu cần, rồi bấm Lưu.

Ô "Tính vào lợi nhuận" quyết định khoản chi có trừ vào lãi

Mỗi hình thức thu chi ở Thiết lập → Danh mục → Hình thức thu chi có ô "Tính vào lợi nhuận". Bật thì phiếu thuộc hình thức đó vào ô "Tổng thu", "Tổng chi" của báo cáo lợi nhuận. Ví dụ phiếu chi tiền xăng 200,000 làm "Tổng chi" tăng 200,000 và lợi nhuận giảm đúng số đó. Cách tạo hình thức mới xem Danh mục dùng chung.

Thu nợ đầu kỳ

Khách còn nợ từ trước khi dùng phần mềm (ô Nợ đầu kỳ ở form khách) thì lập phiếu thu, chọn hình thức Thu nợ đầu kỳ và bắt buộc chọn khách. Số tiền trừ vào nợ đầu kỳ của khách đó, không được vượt số còn lại, và không tính vào lợi nhuận. Cột "Phiếu xuất" của phiếu này ghi "Nợ đầu kỳ". Trả nợ cũ cho nhà cung cấp dùng phiếu chi hình thức Chi trả nợ đầu kỳ.

Sửa, xoá phiếu

Biểu tượng bút chỉ có ở phiếu lập tay. Hộp thoại "CẬP NHẬT PHIẾU THU" (hoặc phiếu chi) cho đổi ghi chú, hình thức, số tiền, ngày, người nộp, file đính kèm; bấm Cập nhật. Phiếu nợ đầu kỳ giữ nguyên hình thức.

Xoá là xoá mềm. Xoá một phiếu thu gắn với đơn thì đơn đó nợ lại đúng số tiền của phiếu; hộp xác nhận ghi rõ "Số tiền của chứng từ PX... sẽ được tính lại công nợ". Phiếu chi gắn phiếu nhập cũng vậy.

Sổ quỹ

Sổ quỹ mặc định gồm mọi hình thức thanh toán. Muốn đúng tiền mặt trong két thì lọc hình thức Tiền mặt.

Chọn Hình thức thanh toán, ví dụ Tiền mặt để xem riêng tiền trong két, hoặc một tài khoản ngân hàng để đối chiếu sao kê.
Chọn -Kho- để xem quỹ của một cửa hàng.
Dòng đầu là Tồn đầu kỳ: tổng thu trừ tổng chi của mọi phiếu trước "Từ ngày", cùng bộ lọc kho và hình thức thanh toán.
Cột Tồn của mỗi dòng bằng tồn dòng trước cộng thu trừ chi, sắp theo ngày rồi theo mã phiếu.
Dòng tổng ghi số phiếu, tồn đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và Tồn cuối kỳ.
Bấm Excel để tải sổ quỹ đúng bộ lọc đang xem.

Danh sách nhiều trang thì trang sau mở bằng dòng "Số dư mang sang từ trang trước", nên tồn cuối kỳ luôn bằng tồn đầu kỳ cộng tổng thu trừ tổng chi. Ô -NV tạo- lọc theo người lập phiếu.

Đối chiếu tiền cuối ngày

Mở Sổ quỹ, chọn Hình thức thanh toán là Tiền mặt, Kho là kho của quầy, Từ ngày và Đến ngày là hôm nay.
Bấm Tìm, đọc Tồn cuối kỳ ở dòng tổng.
Đếm tiền trong két và so với số đó. Lệch thì xem từng dòng Thu, Chi trong ngày để tìm phiếu ghi sai.

Kiểm tra lại

Lập phiếu chi "Tiền xăng" 200,000 Tiền mặt: phiếu hiện ở danh sách Phiếu chi và ở Sổ quỹ, cột Tồn giảm 200,000.
Mở Báo cáo lợi nhuận cùng ngày: ô Tổng chi tăng 200,000 (nếu hình thức Tiền xăng bật Tính vào lợi nhuận).

Hay vướng

Thông báo, hiện tượng	Cách xử lý
"Số tiền phải lớn hơn 0."	Ô Số tiền trống hoặc bằng 0.
"Hình thức Thu bán hàng chỉ dùng cho phiếu tự sinh từ đơn."	Chọn hình thức khác, ví dụ Thu khác. Thu tiền một đơn còn nợ thì dùng nút Thu nợ ở trang khách hoặc thu thêm ở chi tiết đơn.
"Chọn khách hàng, NCC cho phiếu thu nợ đầu kỳ."	Phiếu Thu nợ đầu kỳ phải có khách.
"Số tiền thu lớn hơn nợ đầu kỳ còn lại (50,000)."	Khách chỉ còn nợ đầu kỳ 50,000. Giảm số tiền.
"Phiếu tự sinh từ PX0000407, không sửa được."	Sửa đơn PX0000407 thay vì sửa phiếu thu.
Sổ quỹ lệch với tiền trong két	Chưa lọc Tiền mặt nên sổ đang cộng cả tiền chuyển khoản, hoặc đang xem mọi kho.
Không thấy nút Excel ở Sổ quỹ	Tài khoản thiếu quyền "Xuất Excel sổ quỹ".

Số liệu thu chi đi tiếp vào Tổng quan và báo cáo.