Hoá đơn điện tử M-Invoice

Trước khi bắt đầu

Phần mềm làm hoá đơn đầu ra qua M-Invoice (API 2.0). Hoá đơn đầu vào vẫn xem trên trang M-Invoice. Bạn cần:

• Tài khoản M-Invoice của cửa hàng: mã số thuế, tên truy cập, mật khẩu, và mã đơn vị nếu M-Invoice cấp.
• Ký hiệu hoá đơn đã đăng ký trên M-Invoice.
• Hosting gọi ra được máy chủ M-Invoice qua HTTPS.

Tính năng mặc định tắt. Khi tắt, màn bán hàng không có ô xuất hoá đơn và menu trái không có mục Hoá đơn điện tử.

Bật và kết nối M-Invoice

Vào Thiết lập, tab Hoá đơn điện tử. Tab này cần quyền thiết lập hoá đơn điện tử, mặc định chỉ chủ cửa hàng có.

1. Bật Dùng hoá đơn điện tử để màn bán hàng có ô xuất hoá đơn. Tắt đi thì hoá đơn cũ vẫn xem được ở chi tiết đơn.
2. Ô Nhà cung cấp hiện có M-Invoice.
3. Ở ô Môi trường, chọn Thử nghiệm khi mới làm quen, hoá đơn tạo ra không có giá trị. Chính thức là hoá đơn thật gửi cơ quan thuế.
4. Ô Mã số thuế dùng để tạo địa chỉ kết nối. Môi trường Thử nghiệm dùng mã số thuế test M-Invoice cấp.
5. Tên truy cập tài khoản M-Invoice.
6. Ô Mật khẩu đã lưu thì hiện "Đã lưu, để trống là giữ nguyên".
7. Ô Mã đơn vị để trống thì phần mềm dùng VP.
8. Bấm Kiểm tra kết nối. Phần mềm lưu các ô trên, đăng nhập thử rồi lấy danh sách ký hiệu hoá đơn về.

Đổi môi trường (Thử nghiệm sang Chính thức hay ngược lại) thì phải nhập lại tài khoản của môi trường mới và bấm Kiểm tra kết nối: danh sách ký hiệu cũ bị bỏ, tính năng tạm tắt cho tới khi có ký hiệu mới.

Đặt mặc định cho hoá đơn

Phần dưới của tab là các giá trị phần mềm điền sẵn mỗi lần xuất hoá đơn.

1. Ô Ký hiệu mặc định là ký hiệu dùng khi người bán không chọn ký hiệu khác. Danh sách lấy từ lần Kiểm tra kết nối.
2. Ô Cách xử lý mặc định chọn giữa Chỉ tạo, ký sau và Ký và gửi thuế ngay. Cửa hàng ký bằng USB token chọn "Chỉ tạo, ký sau" rồi ký trên trang M-Invoice.
3. Ô Tên ghi cho khách lẻ mặc định là "Người mua không lấy hoá đơn".
4. Ô Hàng VAT 0% ghi là quyết cách ghi những dòng hàng có VAT 0% trên hoá đơn.
5. Ô Thuế suất phí ship áp cho dòng phí ship, dòng này đứng riêng trên hoá đơn. Phần mềm coi phí đã gồm VAT và tách ra, tổng hoá đơn bằng tổng đơn. Nhờ kế toán xem trước khi dùng thật.
6. Bật Tick sẵn ô xuất hoá đơn ở POS và Tạo đơn hàng nếu hầu hết đơn đều xuất hoá đơn.
7. Bấm Lưu.

Xuất hoá đơn ngay lúc bán

Ở POS và màn Tạo đơn hàng, khung thanh toán có thêm ô Xuất hoá đơn điện tử. Nhân viên cần quyền xuất hoá đơn mới thấy ô này; ký và gửi thuế là một quyền riêng, xem Nhân viên & phân quyền.

1. Tích Xuất hoá đơn điện tử, rồi bấm Lưu (F9) hoặc Lưu và in (F10) như thường. Đơn chưa lưu ngay mà phần mềm mở popup xem lại hoá đơn.

1. Ô Ký hiệu điền sẵn ký hiệu mặc định, đổi được cho riêng hoá đơn này.
2. Chọn Chỉ tạo, ký sau hoặc Ký và gửi thuế ngay.
3. Bấm Người mua để mở các ô tên người mua, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email, số CCCD. Khách có trong phần mềm thì các ô này điền sẵn.
4. Bảng Dòng hàng trên hoá đơn: sửa được tên từng dòng. Tích vài dòng rồi bấm Gộp dòng đã chọn để gộp thành một dòng hoá đơn với tên, ĐVT, số lượng riêng.
5. Bấm Bỏ qua để quay lại giỏ hàng. Chữ đã gõ trong popup vẫn còn khi mở lại.
6. Bấm Lưu đơn và xuất hoá đơn để lưu đơn rồi gửi hoá đơn sang M-Invoice.

Sửa tên hay gộp dòng ở popup chỉ áp dụng cho hoá đơn. Đơn hàng, tồn kho, báo cáo và bản in đơn giữ nguyên, tổng hoá đơn luôn bằng tổng đơn. Muốn tên trên hoá đơn khác tên bán hằng ngày cho mọi lần, điền ô "Tên trên hoá đơn" ở form sản phẩm.

Đơn lưu ở trạng thái Khởi tạo không mở popup và không xuất hoá đơn. Đơn đã lưu, kể cả đơn bán quên tích ô, vẫn xuất hoá đơn được ở chi tiết đơn.

Xuất hoặc xem hoá đơn từ chi tiết đơn

Mở đơn ở Đơn hàng. Khung Hoá đơn điện tử có nút Xuất hoá đơn khi đơn chưa có hoá đơn; bấm là mở đúng popup như trên. Đơn đã có hoá đơn thì khung hiện thông tin hoá đơn.

1. Trạng thái hoá đơn, ví dụ "Chờ ký", "Đã ký", "Đã gửi thuế", "Thuế chấp nhận", "Thuế báo lỗi".
2. Nút Cập nhật trạng thái hỏi M-Invoice trạng thái hiện tại của hoá đơn này. Có cron thì phần mềm tự hỏi 15 phút một lần cho mọi hoá đơn đang chờ.
3. Xem PDF hoá đơn để đối chiếu với đơn. Bên cạnh là Tải XML.
4. Nút Thay thế hoá đơn mở popup để xuất hoá đơn thay thế, có ô lý do thay thế.

Hoá đơn đang "Chờ ký" thì khung có nút Ký và gửi thuế. Hoá đơn lỗi hoặc "Chưa rõ kết quả" có nút Kiểm tra lại: phần mềm hỏi M-Invoice xem hoá đơn đã được tạo chưa trước khi gửi lại, để không tạo trùng.

Đơn đã có hoá đơn bị khoá

Đơn có hoá đơn còn hiệu lực không sửa, huỷ, xoá được. Còn hiệu lực là mọi trạng thái trừ "Lỗi tạo", "Đã xoá", "Huỷ", "Bị thay thế". Hoá đơn ở môi trường Thử nghiệm cũng khoá đơn như vậy; đổi sang môi trường Chính thức thì các đơn bị hoá đơn thử nghiệm khoá được mở ra. Đơn có trả hàng sau khi xuất hoá đơn thì làm điều chỉnh trên trang M-Invoice. Cách sửa, xoá đơn xem ở Sửa, xoá & khoá đơn.

Danh sách hoá đơn

Menu Hoá đơn điện tử (chỉ hiện khi tính năng đang bật) liệt kê mọi hoá đơn đã xuất.

1. Tích Cần xử lý để lọc ra hoá đơn cần người làm tiếp: "Chưa rõ kết quả", "Thuế báo lỗi", hoá đơn chờ thay thế, và hoá đơn của đơn đã có trả hàng.
2. Cột Ký hiệu, số. Hoá đơn môi trường Thử nghiệm có nhãn "Thử nghiệm".
3. Cột Đơn hàng: bấm để mở đơn gốc.

Nút Excel ở góc phải tải danh sách đang lọc về máy.

Kiểm tra đã làm đúng chưa

1. Ở môi trường Thử nghiệm, bán một đơn giá trị nhỏ có tích Xuất hoá đơn điện tử.
2. Mở đơn đó: khung Hoá đơn điện tử có ký hiệu, số và trạng thái.
3. Hoá đơn đang "Chờ ký" thì bấm Ký và gửi thuế, sau đó Cập nhật trạng thái.
4. Bấm Xem PDF, đối chiếu tên hàng, số lượng, tiền, thuế với đơn.
5. Xong vài hoá đơn thử đều đúng mới đổi Môi trường sang Chính thức.

Hay vướng

Tiếp theo: Tích điểm khách hàng, phần tiền khách trả bằng điểm nằm trong thành tiền trên hoá đơn.