Báo giá cho khách
Báo giá là bảng giá gửi khách trước khi bán: in ra, tải PDF, Excel, hoặc gửi một đường link để khách mở trên điện thoại. Lưu báo giá không trừ kho, không tạo phiếu thu, không vào công nợ. Khách đồng ý thì bấm Tạo đơn hàng là có đơn với đúng dòng hàng và giá đã báo.
Ba trạng thái của báo giá
Báo giá mới lưu ở trạng thái Khởi tạo: sửa được, huỷ được, tạo đơn được. Bấm Tạo đơn hàng thì báo giá chuyển sang Hoàn thành và nhớ mã đơn. Khách không lấy thì bấm Hủy báo giá. Báo giá Hoàn thành hoặc Hủy không sửa được nữa.
Trước khi làm báo giá đầu tiên, đặt hai giá trị mặc định ở Thiết lập → Cấu hình: Số ngày hiệu lực báo giá (mặc định 7 ngày) và Điều khoản báo giá mặc định. Báo giá mới tự điền theo hai ô này. Xem Cấu hình bán hàng.
Danh sách báo giá
- Menu Báo giá.
- Tạo phiếu mở form lập báo giá mới.
- Excel tải các báo giá đang lọc.
- Ô -Tình trạng- lọc Khởi tạo, Hoàn thành hoặc Hủy. Các ô khác lọc theo từ khoá (mã, khách, ghi chú), khách hàng, kho, khoảng ngày như ở danh sách đơn.
Cuối mỗi dòng có biểu tượng Sửa (chỉ báo giá Khởi tạo), In báo giá, Xuất excel và Xóa, ghim ở mép phải bảng nên luôn thấy kể cả khi bảng rộng hơn màn hình. Ô -Báo giá- chọn Báo giá đã xóa để xem báo giá đã xoá và xoá vĩnh viễn.
Lập báo giá
Bấm Tạo phiếu. Form giống màn POS: thêm hàng bằng ô tìm (F2), chọn khách (F4), chỉnh số lượng, giá, chiết khấu từng dòng. Cách nhập từng ô xem ở Bán hàng tại POS. Khác POS ở các ô sau.
- Ô tìm sản phẩm, dùng như ở POS.
- Thêm dòng tự nhập cho hàng hay dịch vụ chưa có trong danh mục: gõ tên, đơn vị tính, giá, VAT, số tháng bảo hành, giá vốn (chỉ người được xem giá vốn mới thấy ô này). Nút chỉ hiện với người có quyền sửa giá khi bán.
- Ô Kho xuất là kho sẽ giao hàng khi báo giá thành đơn. Khuyến mãi theo kho được tính theo ô này.
- Ô Hiệu lực đến điền sẵn bằng hôm nay cộng số ngày hiệu lực trong Cấu hình. Quá ngày này, link gửi khách ghi "Đã hết hiệu lực".
- Khách thấy Ghi chú trên bản in và trên link báo giá.
- Ô Điều khoản điền sẵn từ Cấu hình, sửa được cho riêng báo giá này. In ra PDF, Excel và link gửi khách.
- Lưu (F9) lưu rồi mở trang chi tiết báo giá, đầu trang báo "Đã lưu thành công báo giá."
- Lưu & In (F10) lưu rồi mở bản in "BẢNG BÁO GIÁ".
Hàng có lô hay serial chọn được ngay trên báo giá nhưng không bắt buộc; tới lúc tạo đơn mới phải chọn đủ. Khối thanh toán có ô Thanh toán như ở POS, nhưng ở báo giá đây chỉ là con số dự kiến, dùng khi tạo đơn. Khuyến mãi đang chạy tự áp lên dòng như ở POS.
Gửi báo giá cho khách
Sau khi lưu, trang chi tiết báo giá có đủ các cách gửi: in, tải file, hoặc tạo link.
- Sửa chỉ có khi báo giá còn Khởi tạo.
- Hủy báo giá khi khách không lấy nữa. Phần mềm hỏi lại "Hủy báo giá BG...? Báo giá đã hủy không sửa và không tạo đơn hàng được nữa."
- Excel tải file khổ A4 có logo cửa hàng, viền bảng.
- PDF tải file khổ A4, chừa sẵn khoảng trống để ký.
- In báo giá mở hộp Bản in, đổi được khổ A4, A5 hoặc giấy 80 mm.
- Ô link gửi khách. Bấm Tạo link gửi khách (lúc báo giá chưa có link) để sinh link này.
- Sao chép chép link để dán vào Zalo, Messenger, email.
- Xem thử mở trang khách sẽ thấy, ở thẻ mới.
- Thu hồi link làm link cũ hết mở được. Tạo link lần nữa thì ra một link mới khác hẳn.
- Xoá báo giá xoá được cả báo giá đã tạo đơn, đơn hàng không bị ảnh hưởng.
Khách thấy gì khi mở link
Khách mở link trên điện thoại, không cần đăng nhập. Số điện thoại của khách được che bớt, địa chỉ chỉ còn tỉnh thành, giá vốn không hiện.
- Tải PDF tải file báo giá.
- Tải Excel tải bảng báo giá dạng Excel.
- Gọi gọi thẳng số điện thoại của cửa hàng.
- Nhắn Zalo mở Zalo của cửa hàng (số Zalo ở Thông tin cửa hàng, không có thì dùng số điện thoại).
- Khối Khách hàng: tên khách, số điện thoại đã che.
- Ghi chú và Điều khoản lấy từ báo giá.
Hình thức thanh toán của báo giá có gắn tài khoản ngân hàng thì trang có thêm khối chuyển khoản với mã QR theo tổng tiền (xem Thanh toán QR). Trang đổi theo tình trạng báo giá:
| Báo giá | Khách thấy | Tải file | Mã QR |
|---|---|---|---|
| Khởi tạo, còn hạn | Trang đầy đủ | Có | Có |
| Quá ngày Hiệu lực đến | Thêm dòng đỏ "Đã hết hiệu lực từ ..." | Có | Không |
| Đã tạo đơn | Thêm dòng xanh "Đã chốt" | Có | Không |
| Đã huỷ hoặc đã xoá | Chỉ có dòng "Báo giá không còn hiệu lực" | Không | Không |
Link không cần đăng nhập, nên khách chuyển tiếp cho người khác thì người đó cũng xem và tải được. Gửi nhầm người, hoặc khách đã chốt giá khác, thì bấm Thu hồi link.
Chuyển báo giá thành đơn
Khách đồng ý: mở báo giá, bấm Sửa, chỉnh lại nếu khách đổi số lượng, chọn lô và serial cho hàng cần chọn, nhập số khách trả trước vào ô Thanh toán.
- Lưu (F9) chỉ lưu báo giá, vẫn ở Khởi tạo.
- Tạo đơn hàng lưu báo giá rồi tạo đơn ở trạng thái Xác nhận: trừ kho ngay, tạo phiếu thu theo số Thanh toán. Phần mềm mở trang chi tiết đơn mới, báo "Đã lưu thành công đơn hàng."
- Hủy báo giá khi khách không lấy.
Đơn mới giữ nguyên dòng hàng, chiết khấu, VAT từng dòng, phí ship, ghi chú, NV bán hàng và khuyến mãi của báo giá. Tiếp theo xử lý đơn như mọi đơn giao hàng: Đang giao, Đã giao, Hoàn thành (xem Đơn hàng). Báo giá chuyển sang Hoàn thành, danh sách ghi dạng "BG0000002 (PX0000068)". Nút Tạo đơn hàng chỉ có với người có quyền tạo đơn.
Giữ nguyên giá, chiết khấu dòng và chiết khấu cả đơn đã ghi trên báo giá thì nhân viên không có quyền nhập chiết khấu vẫn bấm Tạo đơn hàng được. Đổi chiết khấu khác số đã ghi thì phần mềm báo "Bạn không có quyền nhập chiết khấu."
Báo giá cũng tạo được từ bảng tính lãi lỗ ở menu Dự toán, xem Dự toán.
Kiểm tra lại
- Lưu báo giá xong, mở Tồn kho: tồn các món trong báo giá không đổi.
- Bấm Xem thử ở khối Link gửi khách: trang khách hiện đúng hàng, tổng tiền, điều khoản, số điện thoại đã che.
- Sau khi tạo đơn: báo giá ghi Hoàn thành kèm mã đơn, đơn mới ở trạng thái Xác nhận, tồn giảm đúng số lượng.
Hay vướng
| Thông báo, hiện tượng | Nguyên nhân và cách xử lý |
|---|---|
| "Xin vui lòng chọn ít nhất 1 sản phẩm trước khi lưu. Xin cảm ơn!" | Báo giá chưa có dòng nào. Thêm hàng hoặc dòng tự nhập. |
| "Báo giá BG... đã hoàn thành, không sửa được." | Báo giá đã tạo đơn. Sửa trên đơn hàng, xem Sửa, xoá & khoá đơn. |
| "Vui lòng chọn khách hàng để có thể bán nợ." khi tạo đơn | Báo giá khách lẻ mà Thanh toán nhỏ hơn tổng. Chọn khách hoặc nhập đủ tiền. Báo giá giữ nguyên, chưa có đơn nào được tạo. |
| "Không đủ tồn kho: ..." khi tạo đơn | Lúc báo giá thì không kiểm tồn, lúc tạo đơn thì có. Nhập thêm hàng, đổi kho xuất hoặc giảm số lượng. |
| Không có nút Thêm dòng tự nhập | Tài khoản không có quyền sửa giá khi bán. |
| Khách mở link báo "Báo giá không còn hiệu lực" | Báo giá đã huỷ hoặc đã xoá. Link đã bị thu hồi thì khách gặp trang lỗi không tìm thấy; tạo link mới và gửi lại. |
| Link không có mã QR | Hình thức của báo giá chưa gắn tài khoản ngân hàng, báo giá đã quá hạn hoặc đã tạo đơn. |
Muốn giá tự giảm khi bán theo đợt: Khuyến mãi.