Hướng dẫn tạo đơn GHTK: trên web, app, Excel và tự động từ website

Chào anh em! Mở tài khoản Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK) xong, việc phải làm ngay là tạo đơn. Đọc hết hướng dẫn tạo đơn GHTK này, anh em tạo được đơn theo cả bốn cách hãng cho phép (trên web, trên app điện thoại, đăng hàng loạt bằng Excel, đẩy tự động từ website bán hàng) và biết shop mình nên dùng cách nào.

Các bước trên web, app và Excel lấy theo hướng dẫn chính thức của GHTK. Giao diện GHTK có thể đổi theo thời gian, tên nút có lệch chút thì anh em cứ theo đúng ý các bước.

Cách 1: Tạo đơn GHTK trên web

1. Vào ghtk.vn và đăng nhập tài khoản shop.
2. Bấm Tạo đơn hàng.
3. Nhập thông tin người nhận (tên, số điện thoại, địa chỉ) và thông tin đơn (hàng hoá, khối lượng, tiền thu hộ).
4. Bấm Đăng đơn để nhận mã vận đơn.

Hợp với shop vài đơn một ngày, hoặc đơn bán qua tin nhắn không có trên website. Mọi đơn, dù tạo bằng cách nào, đều nằm chung trong phần quản lý đơn hàng của tài khoản GHTK, nên anh em theo dõi, in phiếu, đối soát ở một chỗ.

Cách 2: Tạo đơn trên app GHTK

Tải app GHTK (có trên Google Play và App Store), đăng nhập, rồi ở màn hình Đơn hàng chọn loại đơn:

• EXP <20KG: đơn thường dưới 20 kg.
• BBS>=20KG: hàng nặng, cồng kềnh từ 20 kg.
• XFAST NỘI THÀNH: giao nhanh trong nội thành.

Nhập thông tin rồi bấm Tạo đơn hàng. Theo GHTK, app còn in được phiếu gửi trực tiếp, có mã QR và mã vạch. Hợp với shop đóng gói tại nhà, cầm điện thoại là xử lý xong.

Cách 3: Đăng đơn Excel GHTK

1. Đăng nhập GHTK, vào Tạo đơn hàng → Đăng đơn Excel.
2. Chuẩn bị dữ liệu theo mẫu (Tạo file Excel theo mẫu).
3. Chọn dòng đầu tiên của cột Mã ĐH riêng trên màn hình, sao chép dữ liệu từ Excel và dán vào.
4. Kiểm tra rồi bấm Đăng ĐH.

Cách này hợp với shop bán nhiều kênh: cuối ngày xuất đơn ra bảng tính rồi dán một lượt. Nhanh hơn gõ từng đơn, nhưng vẫn là việc tay: xuất file, chỉnh cột cho khớp mẫu, dán, rồi lại chép mã vận đơn ngược về hệ thống bán hàng. Sai một cột là cả loạt đơn sai địa chỉ.

Cách 4: Tạo vận đơn GHTK từ website WooCommerce

Website đã có đủ thông tin khách ngay trong đơn hàng, việc gõ lại sang GHTK là thừa. Có hai đường:

• Đường thứ nhất là tự code bằng API của GHTK, gọi API đăng đơn rồi lưu mã vận đơn vào đơn hàng (hướng dẫn chi tiết ở bài GHTK API bằng PHP trong WordPress).
• Đường thứ hai là cài plugin GHTK cho WooCommerce của mình, nút đăng đơn nằm ngay trong danh sách đơn hàng.

Với plugin, luồng làm hằng ngày như sau:

1. Vào WooCommerce → Đơn hàng, bấm Đăng đơn hàng lên GHTK ở dòng đơn cần gửi. Hộp thoại mở ngay tại chỗ, tên, số điện thoại, địa chỉ lấy sẵn từ đơn.
2. Kiểm lại vài thông số: kho lấy hàng, phí ship khách trả hay shop trả, tiền thu hộ (đơn đã chuyển khoản thì về 0), hình thức vận chuyển (đường bộ, đường bay, xFast, hàng nặng BBS), các nhãn như cho xem hàng.
3. Bấm Đăng ngay. Vài giây sau đơn có mã vận đơn, kèm nút in và huỷ ngay trong đơn.

Plugin không tự đẩy mọi đơn mới sang GHTK và không có đăng đơn hàng loạt. Mỗi đơn vẫn bấm một nút, kiểm lại rồi mới đăng. Phần tự động là tính phí ship ở trang thanh toán, cập nhật trạng thái qua webhook GHTK, và gửi email mã vận đơn cho khách nếu bật. Nhãn GHTK và phiếu theo mẫu riêng thì in ngay trong từng đơn.

Shop nào hợp với cách nào?

• Shop vài đơn một ngày, bán qua tin nhắn thì tạo trên web hoặc app là đủ.
• Shop nhiều đơn từ nhiều kênh mà chưa có website thì dùng Excel, nhớ giữ file mẫu chuẩn để khỏi lệch cột.
• Shop bán chủ yếu trên website WooCommerce thì đăng từ website, vì thông tin đã có sẵn, mã vận đơn tự lưu ngược vào đơn và trạng thái tự về.

Lỗi hay gặp khi đăng đơn

• Báo địa chỉ không hợp lệ là do tên tỉnh, phường/xã không khớp dữ liệu GHTK (hay gặp sau sáp nhập, xem thêm bài WooCommerce địa chỉ 2 cấp) hoặc thiếu địa chỉ cấp 4 như thôn, ấp, tổ; cấp 4 không rõ thì điền “Khác”.
• Thu hộ sai số là do nhầm giữa khách trả phí ship và shop trả phí ship, vì khách trả thì shipper thu tiền hàng cộng phí ship, còn shop trả thì shipper chỉ thu đúng số tiền thu hộ.
• Đăng đơn báo lỗi địa chỉ lấy hàng là do kho chưa đăng ký với GHTK (GHTK chỉ lấy hàng ở địa chỉ đã khai với họ), nên mở kho mới thì báo GHTK trước.
• Đơn shipper đã lấy hàng thì không huỷ qua hệ thống được nữa, muốn huỷ phải liên hệ GHTK.

Câu hỏi thường gặp

Đơn tạo từ website có hiện trong tài khoản GHTK không?

Có. Đơn đăng qua API hay plugin là đơn của shop, nằm chung với đơn tạo trên web và app, quản lý và đối soát như bình thường.

Hàng trên 20 kg tạo đơn thế nào?

Chọn loại đơn BBS (hàng nặng, cồng kềnh). Trên app là mục BBS>=20KG; trong plugin là hình thức vận chuyển BBS, cần bật BBS trong phần cài đặt trước.

Anh em đang lên đơn bằng cách nào, mỗi ngày mất bao lâu? Kể ở phần bình luận, biết đâu có cách nhanh hơn cho đúng quy trình của shop mình.