Đồng bộ đơn hàng
Đẩy đơn từ website sang KiotViet để bạn xuất hoá đơn và trừ kho ngay tại phần mềm bán hàng, khỏi phải nhập tay lại.
Đây là chiều ngược lại
Khác với sản phẩm và tồn kho (KiotViet đẩy về website), đơn hàng đi theo chiều website → KiotViet. Plugin gửi đơn sang, KiotViet trừ kho, rồi tồn kho mới lại quay về website qua webhook.
Hãy thử với một đơn nháp trước khi bật tự động cho toàn bộ đơn thật. Đặt sai quy tắc là mỗi đơn khách đặt đều bay thẳng sang phần mềm bán hàng.
Mở tab Đồng bộ đơn hàng
- Tab Đồng bộ đơn hàng — toàn bộ cấu hình nằm ở đây.
Các mục cần khai báo
| Mục | Ý nghĩa |
|---|---|
| Kích hoạt | Công tắc tổng. Chưa bật thì mọi cấu hình bên dưới đều vô nghĩa. |
| Chi nhánh mặc định | Đơn từ website sẽ được ghi nhận cho chi nhánh này. Bắt buộc chọn, nếu không KiotViet không biết trừ kho ở đâu. |
| Dịch vụ giao hàng | Hình thức giao mặc định gán cho đơn: giao thường, giao nhanh hoặc giao ngay. |
| Kênh bán hàng | Giúp bạn lọc được đâu là đơn từ website khi xem báo cáo trên KiotViet. Nếu danh sách chưa có kênh mới tạo, bấm Tải lại từ API. |
| Xử lý khách hàng | Đơn ghi cho khách lẻ, hay tạo hồ sơ khách mới trên KiotViet. Xem thêm ở Đồng bộ khách hàng. |
| Tiền tố mã khách hàng | Ví dụ đặt KH- thì mã khách sinh ra có dạng KH-123, dễ nhận ra đâu là khách từ website. |
| Gửi VAT khi đăng đơn | Chỉ bật khi cửa hàng thật sự dùng thuế trên KiotViet, và tiền thuế bên web đã khớp bên KiotViet. Không khớp là lệch tiền đơn. |
Quy tắc tự động đẩy đơn
Đây là phần quan trọng nhất: quyết định khi nào đơn được gửi sang KiotViet.
- Thêm quy tắc — mỗi quy tắc là một cặp: đơn ở trạng thái nào, thanh toán bằng hình thức nào thì đẩy sang.
Ví dụ hai cách hay dùng:
- Chờ xác nhận rồi mới đẩy — quy tắc Đang xử lý + Thanh toán khi nhận hàng. Bạn xem đơn, xác nhận, đổi trạng thái thì đơn mới sang. An toàn, tránh đơn ảo.
- Đẩy ngay khi đặt — quy tắc Đơn mới + Chuyển khoản. Hợp với cửa hàng khách đã trả tiền trước.
Để trống thì đơn không tự sang, bạn vẫn đẩy tay từng đơn trong màn hình đơn hàng của WooCommerce. Nhiều cửa hàng chạy như vậy cả năm trời cho chắc.
Phí vận chuyển và phụ thu
KiotViet không có sẵn ô "tiền ship" trong đơn, nên plugin gửi khoản đó vào mục thu khác. Bạn cần chọn khoản thu khác nào sẽ nhận tiền ship. Chưa chọn thì đơn sang KiotViet sẽ thiếu tiền ship, tổng tiền hai bên lệch nhau.
Nếu danh sách trống, bấm nút tải lại; vẫn trống thì sang KiotViet tạo một khoản thu khác tên "Phí vận chuyển" rồi quay lại.
Kiểm tra trước khi dùng thật
- Đặt một đơn thử trên website, giá trị nhỏ.
- Đưa đơn về đúng trạng thái mà quy tắc đang đặt.
- Mở KiotViet xem đơn đã sang chưa, đối chiếu: đúng chi nhánh, đủ số lượng, có tiền ship, tổng tiền khớp.
- Khớp hết thì xoá đơn thử ở cả hai bên rồi mới chạy thật.
Đơn không sang được thì xem Giải đáp thắc mắc.